Excel应用:全面设计“原始凭证报销单”(一)
“原始凭证报销单”是会计核算的重要表格之一,填制“原始凭证报销单”是会计人员的主要工作内容,充分利用Excel全面设计“原始凭证报销单”,在提高工作工作质量和效率的同时降低会计人员的劳动强度,使会计人员“享受工作”。
本文较长,共分四个部分,表样采用在呼伦贝尔电力系统使用几十年的、在各种会计制度和准则下使用的“原始凭证报销单“;表格格式的设计采用Excel标准网格表,非常美观,可媲美专业排版;同时充分利用Excel提供的多种功能对表格进行公式、数据可靠性、输入法、提示信息、表格保护等全方位的设计;使”原始凭证报销单”的填写一般只需十几键、甚至十键以下即可完成并打印输出,从而大大提高工作效率和质量。
“原始凭证报销单”的全面设计之一:1、准备工作;2、表格格式设计
“原始凭证报销单”的全面设计之二:3、公式设置;4、单元格输入法设置
“原始凭证报销单”的全面设计之三:5、提示信息的设置;6、表格保护设置
“原始凭证报销单”的全面设计之四:7、设计应注意的问题;8、填制的实务操作
一、准备工作
(1)打印一张标准网格表,有条件的最好用彩色打印。
(2)将要设计的表样复印在标准网格表上,如图1所示。
图1 将要设计的表样复印在标准网格表上
二、表格格式设置
步骤1:启动Excel 2007,选择[开始]|[所有程序]||Microsoft Office命令,启动Excel 2007时自动新建一个名称为Book1的空白工作簿。
将“Book1”另存为“原始凭证报销单”
①单击Excel2007窗口左上角的“Office按钮”,打开下拉菜单。
②移动鼠标到单击“另存为”命令上,打开“另存为”对话框。
③在“另存为”对话框中设置保存类型、保存位置、文件名(原始凭证报销单)等参数。
④单击“保存”按钮,即可将当前工作簿保存为一个文件名为“原始凭证报销单”的工作簿。
为方便设置,可调整(增大)Excel工作簿界面右下方状态栏的显示比例,如图2所示。
图2 显示比例
步骤2:设置行高、列宽
①单击工作区左上角的“全选”按钮,选取整个工作表中的单元格,如图3所示。
图3“全选”按钮
②设置列宽,将鼠标指针移至A列(其他列也可以)列标题右边框上,定位正确后鼠标指针光标变为一个黑色水平双箭头,按住鼠标左键,A列两端出现虚线,光标上面显示列宽数值,向左(或右)移动鼠标,当列宽数值为10像素数时,放开鼠标,全表的列宽全部调整为10像素,如图4所示。
图4 调整列宽
③设置行高,将鼠标移动到1行(其他行也可以)的行标题下边框上,定位正确后鼠标指针光标变为一个黑色垂直双箭头,按住鼠标左键,1行两端出现虚线,光标上面显示行高数值,向上(或下)移动鼠标,当行高数值为10像素数时,放开鼠标,全表的行高全部调整为10像素,如图5所示。
图5 调整行高
步骤3:设置“报销部门”
“报销部门”在标准网格表的起点坐标位置是上边15格,左边6格;高度为6格,宽度为30格,其中用于“报销部门”标题栏的14格,用于“报销部门”内容的16格。
“报销部门”标题栏与下面几栏的字数不相等,为使表格美观、整齐,“报销部门”标题栏在跨列居中设置时左右两边各留1格。
①选取H15:S20单元格区域:用鼠标指针指向H15单元格,按下鼠标左键,拖动鼠标到S20单元格,释放鼠标左键,完成单元格区域的选取。
②在“开始”选项卡的“对齐方式”组中,单击右下角的“对话框启动器”按钮(如图2-45所示),可打开“设置单元格格式”对话框,并进入“对齐”选项卡,如图6所示。
图6 对话框启动器
将水平对齐设置成“分散对齐(缩进)”,垂直对齐设置成“居中”。
图7 对齐
③在H15单元格输入文字“报销部门”。
④选取G15:T20单元格区域。
在“开始”选项卡的“字体”组中,单击“边框”按钮右侧的下拉箭头,打开边框设置命令列表,如图2-47所示。在列表中选择“外部框线”。
图8 设置外部框线