Excel应用:全面设计“原始凭证报销单”(二)
“原始凭证报销单”是会计核算的重要表格之一,填制“原始凭证报销单”是会计人员的主要工作内容,充分利用Excel全面设计“原始凭证报销单”,在提高工作工作质量和效率的同时降低会计人员的劳动强度,使会计人员“享受工作”。
本文较长,共分三个部分,表样采用在呼伦贝尔电力系统使用几十年的,在各种会计制度和准则下使用的“原始凭证报销单“;表格格式的设计采用Excel标准网格表,非常美观,可媲美专业排版;同时充分利用Excel提供的多种功能对表格进行公式、数据可靠性、输入法、提示信息、表格保护等全方位的设计;使”原始凭证报销单”的填写一般只需十几键,甚至十键以下即可完成并打印输出,从而大大提高工作效率和质量。
“原始凭证报销单”的全面设计之一:1、准备工作;2、表格格式设计
“原始凭证报销单”的全面设计之二:3、公式设置;4、单元格输入法设置
“原始凭证报销单”的全面设计之三:5、提示信息的设置;6、表格保护设置
“原始凭证报销单”的全面设计之四:7、设计应注意的问题;8、填制的实务操作
三、公式设置
利用Excel2007的函数设置公式,可简化数据的输入,提高工作效率。本表可设置两个公式,一个是凭证日期公式,一个是将小写金额转换大写金额公式。
(1)日期公式
填写原始凭证报销单的日期一般是日历日期,在计算机上表现为系统日期,可用Excel2007提供的TODAY函数输入当前日期。具体设置为:AK11=TODAY()
如需改变,改变系统日期即可。
(2)小写金额转换大写金额公式
公式中“BL21”是小写金额的单元格名称,在不同的表格中,一般不会一样,只要改变它就可实现对其他小写金额单元格的大写转换。
在U21单元格中输入“=IF(ROUND(BL21,2)=0,"",IF(BL21<0,"负","")&IF(ABS(BL21)>=1,TEXT(INT(ROUND(ABS(BL21),2)),"[dbnum2]")&"元","")&SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(TEXT(RIGHT(RMB(BL21,2),2),"[dbnum2]0角0分;;整"),"零角",IF(BL21^2<1,,"零")),"零分","整"))”。
四、单元格输入法设置
在一个工作表中,通常既有数字,又有字母和汉字。于是,我们在编辑不同类型的单元格时,需要不断地切换中英文输入法,这不但降低了编辑效率,而且让人觉得麻烦。下面的方法能让Excel2007针对不同类型的单元格,实现输入法的自动切换。
①选择中文输入法
按个人使用习惯,选择确定汉字的输入法,如图22所示。
选择需要输入汉字的单元格或单元格区域。样表中的BG15单元格。
在“数据”选项卡的“数据工具”组中,单击的“数据有效性”按钮。
在打开的“数据有效性”对话框中,单击选择“输入法模式”选项卡。在“模式”下拉列表中选“打开”,单击“确定”按钮,如图23所示。
②选择英文(或数字)输入法
选择需要输入英文(或数字)的单元格或单元格区域。样表中的BL21和CE25单元格。
在“数据”选项卡的“数据工具”组中,单击的“数据有效性”按钮。
在打开的“数据有效性”对话框中,单击选择“输入法模式”选项卡。在“模式”下拉列表中选“关闭(英文模式)”,单击“确定”按钮。
按上述方法操作,有时不一定好用,本人的两台机器,一个好用,一个不好用,不清楚什么原因。
五、数据输入时提示信息的设置
数据输入时的提示信息,可使用“数据有效性”的设置实现,也可用“批注”实现。
(1)数据有效性