第一章 会计信息系统概述
第1章 会计信息系统概述
会计信息系统发展至今,大致经历了三个阶段,即:手工会计信息系统、机械会计信息系统和计算机会计信息系统。如今世界科学技术飞速发展,特别是我国加入WTO后,企业经营趋于国际化,也给会计信息系统提出了更高的要求。
1.1 本章要点
会计信息系统是一个非常复杂的系统,它也是一个企业管理的核心内容。企业领导者可以通过它了解企业的财务情况,进而做出正确的决策。在本章中,将着重讲述会计信息系统的基本概念、工作原理、基本结构等从基本出发的内容。
1.2 什么是会计信息系统
要想了解什么是会计信息系统,必须先了解会计的概念。会计是以货币作为主要计量单位,运用专门技术对企业和行政事业单位,乃至整个国家的经济活动进行连续、完整、系统地反映和监督的一种管理活动。
1.2.1 会计信息与会计信息系统
了解会计的基本含义之后,下面接着解释一下会计信息、会计信息系统的等有关概念。
会计信息是经过加工处理并对会计业务或管理活动产生决策影响的数据信息,它是会计核算和会计分析中形成的凭证、账簿、报表等数据。它包括资金、资产、所有者权益、成本形成、经营成果的完成情况及其分配等信息,是会计核算的主要内容,是经济决策的依据。会计信息在企业管理信息中具有特殊地位,是其重要组成部分,能够连续、系统地反映企业的经营过程。它包含三类信息:财务信息、定向信息和决策信息。
财务信息是如账簿、利润表、资产负债表等反映过去的信息;定向信息是如实际与预算、本期与历史记录比较产生的分析报告等为管理所需的特殊信息;决策信息是如年度计划、单项规划、期间决策所需要的,对未来具有预测性的信息。
会计信息系统(Accounting Information System,简称AIS)是管理信息系统的一个子系统,是指由特定的人员,数据处理工具和数据处理规程组成的有机整体,是一个企事业单位处理会计业务,并为企业管理者、投资人、债权人、政府部门等提供财务信息、分析信息和决策信息的实体。它通过收集、存储、传输和加工各种以货币价值形式反映的会计信息,并将其反馈给有关各部门,为企业的经营活动和决策活动提供帮助。
会计信息系统的特点之一就是连续、系统、全面、综合地对企业的经济业务进行反映,这使得集计算机及通讯技术为一体的会计信息系统的安全显得格外重要。因此,必须对系统的安全进行分析研究,建立起必要的内部、外部安全制度,以抵抗来自系统内外的对系统硬件、软件的各种干扰和破坏。只有严格的安全措施,才能保障会计信息系统实现连续而全面地进行业务处理。
1.2.2 计算机会计信息系统
在会计信息系统发展经历的第一个阶段即手工会计信息阶段中,财会人员以纸、笔、算盘等作为工具,实现对会计数据的记录、计算、检索、分类、汇总,并编制会计报表。这一阶段的数据处理速度慢,时效性差,查询检索也极不方便。
随着19世纪末机械化设备的出现,科学管理理论与实务的发展和应用,人们利用自动化程度较高的机器设备实现对会计信息的记录、计算、检索、分类、汇总和编制会计报表的工作。这是第二阶段即机械会计信息系统阶段。机械设备提高了处理速度和准确性,但效率还是比较低、数据查询、存储还不是太方便;
第三阶段是电算化会计信息系统阶段。二次世界大战以后,资本主义市场经济竞争日益激烈,企业转向内部管理来提高企业效益,增加竞争能力。计算机的产生对会计数据的处理出现了根本的变革。大部分企业使用计算机这种工具来处理会计信息,并对会计信息进行分析、预测和决策。
以计算机作为主要数据处理工具的会计信息系统称为电算化会计信息系统,简称会计信息系统(AIS)。它主要的任务是将计算机系统技术、数据通信技术、系统工程理论与会计和财务管理知识紧密结合,专门研究如何采用最优的方法去建立一个具有会计核算功能并能为决策提供依据的信息系统。
1.2.3 会计信息系统的发展前景
会计信息系统是一个新型的学科,随着信息技术的不断发展,我国的会计信息系统及会计软件将会向以下几个方向发展:
(1)信息系统向综合化和集成化方向发展
一个企事业单位的生产经营活动是一个相互联系、互相制约的有机整体,会计信息系统是要综合反映和监督企事业单位的财务状况和经营成果的。企事业单位的供、产、销各个环节经营的好坏,人、财、物各项消耗情况都直接影响企事业单位的财务状况和经营成果。
因此,要加强财务管理,开展预测、决策、控制、分析,不仅需要财会数据,还必须有供、产、销、劳资、物资、设备等多方面的经济信息,所以开发与运用“管理型”会计软件,就必须建立在以财务管理为核心的全面企业管理信息系统的基础之上,同时还要建立决策支持系统、内部控制系统、分析系统等子系统。
这样一些具有多种功能的各个系统,通过系统集成技术把它们结合在一起,从而形成一个综合化、集成化的信息系统,为企事业单位开展预测、决策、控制、核算、分析服务。
(2)信息系统数据向大量化和多维化发展
为了满足预测、决策、规划、控制、分析的需要,需要各方面的数据:企事业单位内部的数据、外部数据、当前的数据、历史数据、反映企事业单位生产经营活动的数据、市场、物价、金融、投资等方面的数据。
为了便于处理和存储大量的数据,越来越需要学习和应用国际上新出现的数据仓库系统,从而保证信息系统能够有效地支持预测、决策的实施,实现对各项数据进行多维分析和观察。
例如对生产费用的支出,可以分别按产品品种、成本项目、管理部门等不同角度归类分析;对销售收入可以分别按不同品种、销售渠道、销售市场、销售方式、销售部门等标准归类分析生成各种交叉的多维分析表,为进一步降低生产成本,扩大有效销售渠道提供可靠依据。这又需要进一步学习和运用国际上新推出的联机处理、数据挖掘等技术作为数据多维分析与多维观察的有力工具。
(3)信息系统向网络化和智能化发展
目前在我国的财务管理软件中,网络技术得到广泛应用,可以通过局域网或Internet网络实现各个工作站并发操作、统一管理和数据共享;随着集团化发展和全国各地分支机构的建立,一些企事业单位开始运用远程网,有的还借助帧中继、ATM等传输技术,为数据传输、远程查询、远程维护和合并报表的编制等提供较好的服务。