第五章 如何进行日常账务处理
第5章 如何进行日常账务处理
在金蝶K/3系统中,总账模块是整个系统的核心,其日常账务处理是整个账簿的关键之所在。只有正确、准确地制作了凭证,才能保证各种账套数据的正确性。
5.1 本章要点
总账模块的日常账务处理主要是凭证的录入、修改、审核、汇总、查询、打印输出,凭证、账簿的查询等操作。本章将就这些问题进行较详细的介绍。
5.2 日常账务处理的作用
在金蝶K/3系统中,总账的日常账务处理是整个系统的核心,也是整个系统的基础,其他模块都与总账模块或多或少地有着联系,因为它们有的需要从总账模块中提取数据,有的模块则将其数据传递到总账模块中,从而使所有的会计信息在总账模块中进行汇总,并编制成账簿,满足各种财务管理的需要,包括各种报表的生成、账簿的编制等。
在计算机会计信息系统中,会计核算处理系统是以“证—账—表”为核心的有关企业财务信息加工系统。会计凭证是整个会计核算系统的主要数据来源,是整个核算系统的基础,会计凭证的正确性将直接影响到整个会计信息系统的真实性、可靠性,因此系统必须要能保证会计凭证录入数据的正确性。
而会计账簿则是以会计凭证为依据,对全部的经济业务进行全面、系统、连续、分类地记录和核算,并按照专门的格式以一定的形式联接在一起的账页所组成的簿籍。当凭证经过过账处理后,系统将记账凭证自动记入账簿。
只要所录入的凭证经过过账,就可以在账簿管理功能中迅速地查询到总分类账、明细分类账、多栏账、核算项目分类总账、数量金额总账、数量金额明细账中的有关数据资料及各类账簿的有关本位币、各种外币以及综合本位币的发生额和余额数据。
由此可见,账务处理是以记账凭证为依据,将凭证作成会计分录在账簿中进行登记,其主要作用是存储信息,并对凭证中的数据进行归类、汇总,使之系统化和条理化,以产生报表需要的账簿信息。
5.3 凭证处理
在金蝶K/3系统中,凭证处理主要包括:凭证的填制、审核、汇总与查询、打印输出等内容。
在介绍有关凭证操作之前,有必要先介绍一下总账模块的系统参数设置,以保证在日常账务处理中的工作顺利,得心应手。
在金蝶K/3系统的主控台界面中,选取【系统设置】标签,在系统功能列表中单击【系统设置】项,再在子功能列表中选择【总账】项,然后双击明细功能列表中的“系统参数”项,即可打开【系统参数】对话框,如图5-1所示。
图5-1 设置总账系统参数 图5-2 设置总账基本信息
在【系统】选项卡中,用户需要输入“公司名称”、“地址”、“电话”等信息。
单击【总账】标签后选择下面的【基本信息】标签卡,则显示如图5-2所示的对话框,其中记账本位币一般默认为人民币(RMB)。单击“本年利润科目”文本框右侧的 按钮,可打开【会计科目】对话框选择相应的科目。
【注意】
如果需要进行损益的自动结转,则必须进行本年利润科目的设置,否则可以不设置。
损益结转采用账结法的企业,须选中“结账时要求损益类科目余额为零”复选框,这样在结账时如果损益类科目的余额尚未结为0,将无法进行期末结账。损益结转采用表结法的企业,则不需要选取该复选框。
科目带商品数量金额核算时,选取“数量金额明细账商品核算项目显示规格型号”复选框,则在数量金额明细账商品核算项目中显示规格型号。
单击【总账】标签中的【凭证】标签卡,则显示如图5-3所示的对话框。
外币的处理有统账制和分账制两种,统账制下每笔外币业务都必须折合为本位币进行记录。分账制在录入外币业务时则不需要进行外币的折算,直接记录外币原币的金额。
分账制一般是应用于外币业务量较大的企业,对于外币业务量较少的单位,一般采用统账制进行外币业务的处理。
外币业务的统账制和分账制处理,具体体现在凭证录入中,如果是统账制,一个凭证中允许不同的分录是不同的币别;分账制中,不同的分录必须是相同的币别。用户可以根据自己企业的实际情况决定是否选取“凭证分账制”复选框。
在“凭证日期处理”选项区中,用户可以设置“凭证结账日期”、“凭证录入截止日期”和“月份调整系数”。
例如账套期间为8月份,8月份的结账日是9月6日,则在9月6日前仍然可以增加、修改凭证,在9月6日后便不再允许对8月份的凭证进行新增、修改和删除。可处理为:在“凭证录入截止日期”的选框中输入数字6,在“月份调整系数”中输入数字1即可。月份调整系数可输入正自然数和负自然数,实际的控制月是“当前账套期间加月份调整系数”。当月份为0,只选择结账日,则默认该结账日为所有月份的结账日,月份可以随便输入,不做控制。当结账月和结账日都为0时,则不控制结账月和结账日。
此外,用户还可以选取“凭证过账前必需审核”、“凭证过账前必需出纳复核”等复选框,对总账凭证的录入加以控制。
选择【总账】标签中的【预算】标签卡,则显示如图5-4所示的对话框。
图5-3 设置凭证选项 图5-4 设置总账的预算选项
在“预算控制”选项区中,用户可以对“科目余额预算”、“科目发生额预算”、“科目单笔分录发生额预算”进行控制。如果选择“警告”单选项,则对于不符合预算的科目的录入显示警告信息,但仍可以继续录入。
5.3.1 凭证的输入、修改与删除
1.凭证录入
在主控台窗口中,选择【财务会计】系统标签,单击系统功能列表中的【总账】项,再在子功能列表中选取【凭证处理】项,最后用鼠标双击明细功能列表中的“记账凭证”项,即可进入凭证录入窗口,且自动打开一个新的记账凭证,如图5-5所示。
图5-5 记账凭证
默认情况下,系统打开的记账凭证为一般格式,如果要查看全部凭证中的外币汇率及原币数据,单击工具栏上的“查看外币/数量”按钮 ,将一般记账格式转换为外币格式,如图5-6所示。
图5-6 外币格式
用户需要设置“凭证字”、“凭证号”、凭证录入的“日期”、“业务日期”、“参考信息”等选项。
【提示】
通常情况下“凭证号”、凭证录入的“日期”等内容是系统自动给出的,用户不需要修改。
在凭证“摘要”列中双击,系统则弹出【凭证摘要库】对话框,如图5-7所示。