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案例:采用SSE进行费用管理的做法

2009-10-23   【 】【打印

  华为技术有限公司(以下简称“华为公司”)成立于1988年,最初的注册资本只有2.1万元,员工14人。经过近20年的发展,2007年营业收入超过160亿美元,拥有员工68 000多人。华为公司取得了如此快速的发展,是因为其根据公司业务特点和发展规模,在质量控制、生产工艺及财务管理等方面进行了不断改革和创新。华为公司采用自助费用申报系统(SSE)进行费用管理的做法就是一种有益的尝试,在提高财务部门及其他相关部门工作效率的同时,维护了公司财产的安全,保证了财务报告的真实性,取得了良好的效果。 bVC中华财教网

  (一)SSE的具体流程 bVC中华财教网

  华为公司因业务特点,拥有遍布全球的客户群与员工队伍,员工的费用管理与报销对于财务部门来说是一项非常复杂的工作。基于此,公司采用SSE对员工费用进行管理,在节约了人力、物力的同时也收到了良好的管理与控制效果。 bVC中华财教网

  SSE具体流程如下:bVC中华财教网

  (1)所有费用的申报必须通过SSE提出申请。bVC中华财教网

  (2)员工出差之前必须先在SSE中提出各项费用预算金额以及出差目的等,并报各级主管批准。bVC中华财教网

  (3)待差旅费实际发生时,再填写费用报销申请,该申请必须与出差之前的申请相对应,否则无法提交。bVC中华财教网

  (4)员工必须在出差归来或者费用发生一个月内,在SSE中提出报销申请,逾期则按日支付滞纳金。bVC中华财教网

  (5)员工填写完费用报销申请后必须提交上一级审核人审批(系统将自动提示,并以电子流形式传递),电子流最后传递到财务部门。bVC中华财教网

  (6)财务部门审核后转至出纳中心支付款项到员工的工资账户(这个过程在七个工作日内完成)。bVC中华财教网

  (7)员工在提交电子流后必须将纸质的经始凭证通过专门的渠道传递至财务部门。bVC中华财教网

  (8)财务部门收到纸质经始凭证后审核凭证的合法、合规性,并与SSE中电子流的相关项目核对后存档。bVC中华财教网

  (9)财务部门在审核的同时更新SSE中员工的信用等级。 bVC中华财教网

  (二)基于风险管理视角下的SSE bVC中华财教网

  SSE不仅是华为公司员工进行费用申报应遵经的流程,也是公司以全员、全要素、全过程的风险控制为主要内容的风险管理体系的重要组成部分。作为SSE流程实施的制度保障,信用评级制度起到了关键性作用,该制度的要求如下:bVC中华财教网

  (1)为公司的每位员工在SSE中建立信用档案,赋予初始信用等级,并在这个基础上,依据员工报销费用记录中是否违规及违规的频率,适当降低或增加员工的信用分数。bVC中华财教网

  (2)建立IT支持系统。公司配备了经验丰富的系统维护人员,24小时提供网上及电话实时答疑,在第一时间内就员工遇到的问题提出解决方案。同时由人力资源部门负责对系统内的员工组织层级关系进行更新。bVC中华财教网

  (3)财务部门定期组织内部培训,定期制作报销制度及流程的宣传图片,以供员工浏览、下载。bVC中华财教网

  (4)公司每个一级部门成立稽核部,由熟悉流程的员工组成,一方面查错防弊,另一方面保证财务报告数据的真实性。bVC中华财教网

  (5)设置技术与管理两类职位评定机制,同时将员工的信用评级作为晋升及任免的主要参考标准。bVC中华财教网

  (6)财务部门与公司的稽核小组承担着对整个公司费用流程的监督责任。 bVC中华财教网

  (三)采用SSE存在的风险及防范 bVC中华财教网

  采用SSE对公司费用进行管理,加强了公司财务信息的可靠性,也提高了财务人员的工作效率,但同时也存在着一定的风险,比如:bVC中华财教网

  (1)员工只需提交电子流便可在七个工作日内收到报销款项,存在因员工多报、虚报等侵占公司财产的风险。针对此项风险,财务部门在审核经始凭证时,对于不符合规定的报销事项、侵占公司财产的行为经查实后报稽核处及人力资源部备案,同时降低员工的信用等级。对低于一定信用分数的员工和离职员工将不再凭电子流预支报销款,应提交经始凭证经逐级审批后方可报销,直到信用分数达到设定标准为止。对于长期维持良好申报记录的员工则给予信用分值奖励。bVC中华财教网

  (2)因员工未及时申报费用而产生的财务报告信息不准确、不配比的风险。针对此项风险,财务部门除广泛宣传各项财务制度并确保每位员工熟悉以外,对于员工逾期申报的费用将按日加收滞纳金,同时计入员工信用档案。bVC中华财教网

  (3)员工长期占用借支备用金而产生的现金流风险。针对此项风险,公司规定只有员工出差海外所需外币可以从公司预借,其他情况所需费用由员工垫付,例外事项另行审批。bVC中华财教网

  (4)签批主管审核不严或与员工串通舞弊,使公司蒙受经济损失的风险。针对此项风险,公司规定,一旦查出员工违规,不但要降低员工本人的信用分数,给予一定的经济处罚,同时加扣其主管的信用分数,以督促主管加强对费用的审核。bVC中华财教网

责任编辑:柠檬茶

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