会计电算化实施的内容、目标及原则
⒌ 实现企业管理现代化, 提高企业经济效益。
会计电算化是企业管理信息电算化的重要组成部分,企业管理信息电算化的目标及任务,就是要以现代化的方法去管理企业,提高经济效益。因而,会计电算化不仅要使会计工作本身现代化,最终目标是要使企业管理现代化 ,提高企业的经济效益。
三、企业实施会计电算化的原则企业实施会计电算化不是随心所欲的,它必须考虑会计工作的特点和企业的现状,以及有关法律制度,遵循一定的原则,才能使企业实施会计电算化达到其最终目标。一般地,应考虑如下几项基本原则:
⒈ 合法性原则。
即企业实施会计电算化的各项工作,都必须以有关法律制度为原则。
第一,实施会计电算化,必须遵循我国的会计制度、财务制度及有关法律。
第二,必须遵循财政、财务部门会计电算化管理制度。
第三,还要遵循本企业的财务制度,以保证机构设置的合法性,岗位分工和人员职责的合法性,操作使用的合法性,输入、输出及内部处理的合法性, 输入数据的合法性及输出信息及格式的合法性。
⒉ 效益性原则。
提高经济效益,是会计电算化的最终目的。提高经济效益,也要从两方面考虑,一是直接经济效益,即直接投入直接产出的效益;二是间接经济效益,即由于会计电算化而引起企业的现代化,产生的非直接经济效益。间接经济效益,虽然不能从表面上看到是由于企业实施电算化。
以下几个方面值得特别注意:
第一,在系统实施前,应从经济效益,技术力量,管理水平,各种约束条件进行全面分析,先进行整个系统的可行性分析,以确定是否具备条件进行会计电算化工作。
第二,可行性研究要围绕企业的最终经济效益来开展。一般来说,评价电算化系统的经济效益,要从会计电算化能否节约企业的流动资金占用量, 能否准确、及时和全面地提供必须的信息, 能否提高企业管理工作 的 效率和质量, 以及决策水平等方面着眼。也就是说,要从计算机是现代化管理的辅助工具这个角度来评估它的效益。
第三,在系统设计过程中,也应坚持效益性原则,力求降低设计开发成本,提高会计信息系统的质量。
⒊ 系统性原则。
也就是以包括整体观点,关联观点,发展观点,最优观点在内的系统观点来进行会计电算化实施工作。要注意以下两点:
第一,内部与外部相联系。
会计部门作为企业管理中的一个重要部门,与其他职能部门是密切联系的,因此,实施会计电算化时,应考虑包括各职能部门在内的企业整个管理工作的电算化工作,把会计信息系统作为企业管理信息系统中的一个子系统,既要分清各子系统的界面,又要留好各子系统之间的接口,并在数据结构设计上做到信息共享,减少数据冗余。
第二,局部目标与整体目标相结合。电算化会计信息系统仍可分许多子系统,实施会计电算化,不可能一次全部完成各子系统,必须分阶段进行。这样,在进行部分子系统设计实施时,必须有全局的观点,考虑到与其他子系统的联接性,使逐个实施的子系统全部完工后能组成高质量的整个会计信息系统,而不能只考虑局部的优化,以至影响整修系统的完美组合和高质量性。
⒋ 规范性原则。
包括系统设计的规范性,管理制度的规范性,数据信息的规范性等。这些规范性的要求,可以使系统实施避免二义性,避免由于人的主观因素而造成的系统实施的偏差,从而避免会计电算化工作失败的可能性。
⒌ 可靠性原则。
可靠性是会计电算化系统能否实际使用的前提。影响系统可靠性的因素很多,主要考虑以下三个方面:
第一,准确性,即输入数据及操作的准确性,在易出现错误和失误的地方,建立尽可能完善的检错和纠错系统,进行重点防护,保证输入数据及操作的准确性。
第二,安全性,要求有一套完善的管理制度和技术方法,防止系统被非法使用,数据丢失及非法改动,此外还应有系统破坏后的恢复功能等。
第三,易扩充性,即整个系统在运行周期内,由于环境条件的变化,从而要求系统随之进行改变的难易程度,易扩充性要求对系统的修改和扩充能够非常容易地进行。
6. 易用性原则。
易用性也就是易操作性。会计信息系统的使用者是会计人员,因此系统必须尽可能地方便用户,要具有友好的界面,准确简明的操作提示,简单方便的操作过程,并要求尽可能地使用会计术语,使会计人员一学既会。
企业实施会计电算化的条件
会计电算化是一项复杂的系统工程,会计信息系统是一个人机系统,因此企业实施会计电算化,必须有先决条件,企业具备了这些条件,就可以很好地开展会计电算化工作。
这些条件主要是:
一、企业的客观需要指企业对开展会计电算化工作的迫切程度。企业对会计电算化的客观需要,决定了企业会计电算化的目标、任务,是当前开展会计电算化工作的前提。其实,在开发电算化会计信息系统之前,企业会计信息系统也存在,是否要开发新的电算化会计信息系统,取决于原信息系统能否满足企业的需要。对多数企业来说,原来的手工会计信息系统越来越不适应市场经济的新情况,迫切需要进行会电算化,但是也有一部分小企业,由于其业务量不大,手式系统亦能很好地满足企业的需求,因此也就没有必要强迫它实施电算化会计信息系统,否则既浪费了人财物,对企业的济效益也不会有什么提高。
二、领导的重视企业实施会计电算化,几乎涉及企业的所有部门和人员,同时还涉及管理机构及管理体制的变动,这都需要企业领导出面组织和协调。没有领导的重视与支持,企业实施会计电算化所遇到的问题,如:人员配置,资金问题,部门间的合作与协调,配套改革等,将很难得到解决。因此,在会计电算化工作中企业财务部门负责人应领导该项工作,有条件时还可吸收有关部门领导组成电算化领导小组,领导整个企业的会计电算化工作。