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以财务为核心建立ERP系统

2006-07-12 网络收集  【 】【打印
山东航空公司是国有大型一类航空运输企业,是我国民航界筹建时间短、起点高、发展快的航空公司之一。山东航空公司以现代企业制度为基础,建立独具特色的高效运营机制,实行董事会领导下的总裁负责制。公司总部设在济南遥墙国际机场,飞行基地分别在济南、青岛两个国际机场,下辖青岛、泰安两个直升机公司及山航济宁分公司,并在全国12个城市设有办事处。目前公司拥有包括B-737、SAAB340等各型飞机13架,固定资产15亿元人民币。


山航的ERP建设部署


山东航空公司创建之初就特别重视把现代化的管理手段应用到企业管理的实践中去,利用先进的计算机技术提高企业经营管理水平。经过几年的探索,山航初步建立了一套适合航空公司特点的计算机应用系统。


在山航实施计算机管理系统的过程中,逐步接触到ERP的管理思想,感到遵照ERP的管理思路,统一规划山航的计算机管理系统是非常必要的。但是如何使ERP管理思想符合山航的实际需求,是我们面临的首要问题。经过深入细致的调研,我们认为:山航不适于搞“大而全”的庞大系统,但必须要有全局规划,按照“总体规划,分步实施,各个突破”的方针,由局部到全局,逐步实现全面的计算机管理。遵循这一原则,山航ERP系统规划为三大部分:财务管理系统、机务维修管理系统、 飞行运行控制(FOC)系统。其中财务管理系统处于核心地位,强调合理利用企业内外部资源、降低成本和提高效益;机务维修管理系统和飞和运行控制系统强调的是飞机维修和飞行的综合信息处理,保证飞机的安全可靠运行,同时尽可能地养活费用支出,达到控制成本的目的。本文着重介绍山航ERP系统中的财务管理系统以及我们的体会。


山航单机核算财务管理系统


山航财务管理系统是与浪潮通用软件公司、中国民航学院合作开发的。这套财务管理系统以财务报表处理为中心,有机结合了具有民航运输企业特色的单机成本管理、票证结算管理、航材核算管理等子系统。通过这套财务系统,山航的财务核算工作完成了由机型核算到单机核算的转变,由手工作业到全部采用计算机核算的转变,使山航的财务管理、成本控制、分析决策水平上了一个新台阶。


山航财务管理系统在财务核算方面的最大特点是单机核算,即以每架飞机为对象进行核算。目前,国内各航空公司都采用机型核算的财务管理方法,山航采用的单机核算方法与机型核算相比细化了核算对象,可以为航线经营效果分析提供更准确的成本、收益数据,也可以为实现单机定包方案提供单机费用情况。


山航财务管理系统包括帐务与报表处理、单机成本核算、收入结算、航材核算与管理四个核心子系统以及若干个辅助管理子系统。所有这些子系统围绕单机核算这一中心,既相互独立又相互关联,相辅相成共同构成了整个单机核算财务管理系统。以下主要介绍四个核心子系统。


1.帐务、报表处理子系统


帐务处理模块主要包括帐务初始、帐务处理、帐务查询、辅助管理四部分。帐务寝的内容包括凭证类型的确定、财务结构、其他环境定义等。帐务处理部分完成凭证录入、凭证复核、凭证汇总、月末帐务结转等各项工作。帐务查询和辅助管理为相关人员提供查询及辅助决策功能。
报表处理模块包括报表格式定义、变动报表的定义、报表公式定义、日常报表处理、标准报表和报表管理五个部分。这些模块分别完成报表的注册、格式制作、计算公式的定义、分析计算、生成日常报表以及进行数据备份等。


这个子系统的实施,大大提高了会计核算工作的效率,简化了明细帐与总帐的对帐工作,使工作人员从烦琐的登记帐簿、计算工作中彻底解放出来。该系统采用电算化方式,省略以往许多为编制报表而做的准备工作,如编制试算平衡表、核对总帐与明细帐等。利用已经设定的计算公式,能够直接从相关数据库中读取数据,进行运算分析和填制报表。同时,还可利用检验功能自动复核表内数据、表表之间的勾稽关系。同时,采用本系统以后,我们可以充分利用计算机软件的优势及特点,进行会计预测、会计决策、会计控制以及会计分析活动,从而扩展了会计核算的深度和广度,真正实现会计的管理功能。


2.单机成本核算子系统


本系统的主要内容是根据管理要求,设定单机成本核算工作程度,按照单机和成本项目进行核算,形成单机成本和单航线成本。在单机成本核算中,单机发生的费用,如油料费、起降费等直接归集到每一架飞机。对管理费用,除飞机、发动机外的资产折旧等按一定的标准进行分摊,形成单机成本,然后,根据单机成本情况及航线任务执行情况进行归集和再分摊,形成各条航线成本,再与航线收入一起进行航线效益分析。该系统实现了以下功能:


按照企业财务准则和民航运输企业会计制度规定,按当期飞行任务书的数据进行本期起降费及油料的预提,其数据也直接计入单机及航线成本。


该系统在寝化中对各直接、间接成本进行成本属性、成本构成定义,便于对公司的固定成本/变动成本、直接费用/间接费用进行分析。


依据民航运输业会计制度和财务管理办法,对不能直接计入单机的费用,设计了专门的费用归集和分配标准,合理准确地计算单机成本。


对各机场收取的飞机起降服务费,杜绝了发生重复付款的可能。对于已付的款项如油料、起降等费用在系统内部作出标注,不需查帐即可确定是否付款,实现了在会计上自我控制的功能。


手工帐下形成的单机成本只是把某一期间的总成本按照一定的标准分配到各架飞机,而单机核算系统中把占成本很大比重的油料费、起降费、折旧费等直接计入单机,防止了分配的不准确性,保证计算的单机成本也比较准确。


进行航线成本、效益分析,这是财务单机核算系统的一个最重要结果,为企业经营决策提供了可靠的依据。


3.收入结算子系统


本系统主要包括收入核算、销售核算和票证管理三部分。收入结算子系统加强了收入结算的管理和控制,它将收入分配到单机,单航线,可依据各航线具体情况,预测区域销售,决策航班计划,取舍航线运力。由于汇集资料详尽广泛,使经营成果分析全面准确,提高了预决策的可信程度,有效减少了决策的盲目性、随意性。对各代理单位的压款情况,以前仅局限于对当月结算的部分前期票证个别专门汇集,即增加了结算人员的工作量又不准确完整。系统运行后,压款情况即可准确量化,待每月运输收入确定后,即可准确核查各下属及代理单位的未结算情况,使压款问题的解决有了可靠依据。同时,系统的运行,解决了会计联和乘机联的匹配问题,这在未上ERP系统之前是不可想像的,由于该功能的实现,最大限度地挽回了公司的各种潜在损失,维护了公司的利益,树立了公司的形象。


4.航空器材核算和管理子系统


航空器材是航空公司为了保证飞机正常飞行而储备的各种飞机部件,具有品种多、数量大、价值高的特点。航空器材的核算与管理是单机核算财务管理系统的重要组成部分,即可以进行航材的实物管理,也可以进行航材的价值管理。主要功能包括航材的收、发、存管理,航材核算以及航材采购合理管理。


通常,航材核算需要提供以下四方面的信息:库存情况(收、发、存)、采购费用情况、器材成本差异情况、运输成本情况。航材管理系统紧紧围绕实际工作流程,各功能模块相互联系,相互制约,便于建立约束机制。通过约束机制的建立,可大大降低航材订货的盲目性。机制建立前订货的数量和价格均由业务部门确定,财务部门发挥不了监督职能;建立约束机制后,业务部门的订货计划报给财务部门,财务部门通过了解库存情况、消耗情况,建议减少不合理的品种和数量,并通过翻阅合同历史订货情况,建议业务部门对价格过高的订货进行重新询价,确定理想的价格,从而实现财务的监督职能,减低费用。


应用体会


财务核算的各项工作实际上就是数据处理工作,客观上需要计算机的数据处理能力。民航企业特有的票证结算、航材核算与管理都要处理大量的数据,单纯依靠手工作业方式,难以在分析控制方面上台阶。而计算机系统的成功实施需要重视以下几个方面:


*采用正确的开发方式
与专业财务软件开发公司和民航企业管理专家合作,保证了山航财务管理系统既有先进的计算机技术支持又能吸收先进的财务管理经验。浪潮通用软件公司近两年来在财务软件领域异军突起,其雄厚的技术实力为山航财务管理系统的成功开发提供了可靠的技术保证。民航学院的专家教授多年从事民航运输企业管理的研究,积累了丰富的经验,他们为山航财务管理系统提供了先进的管理思想。


*领导重视、真抓实干
山东航空公司的总裁和山航计划财务部的领导对开发财务管理系统都非常支持,经常鼓励开发人员勤奋工作并解决开发过程中遇到的实际问题。计财部的领导更是以身作则带领大家加班加点地工作,顺利度过了计算机和手工并行操作时的负担加重时期,为计算机管理系统正式投入运行打下了坚实的基础。


*培养企业自身的计算机维护队伍
企业自身的计算机管理人员自始至终参与系统的开发工作,在系统开发过程中,他们参与系统分析设计,对整个财务管理系统有比较深入的了解;开发完成之后,他们承担起系统维护的任务,方便及时地解决财务管理系统日常使用过程中出现的问题。


综合以上所述,我们认为山航财务管理系统是山航总体ERP建设的一个子系统,也是非常重要的一个系统。财务管理系统中对各项成本费用的控制、对运输收入的控制就是对ERP系统中最重要的企业资源
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