会计从业资格《初级电算化》第三章知识点汇总解析
(2)以编号形式输入会计科目的,自动显示该编号所对应的会计科目名称。
(3)正在输入的记账凭证中的会计科目,当借贷双方金额不平衡或没有输人金额时,应提示并拒绝保存。
(4)正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的,应提示并拒绝保存。
(5)正在输入的收款凭证的借方科目或付款凭证的贷方科目不是“现金”或“银行存款”的,应提示并拒绝保存。
(6)会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的记账凭证(不包括会计核算软件自动产生的记账凭证)进行修改的功能,在修改过程中,应同样给出与输入记账凭证时规定的各项提示。
(7)对已经输入但未登记会计账簿的记账凭证,应提供修改和审核的功能,审核通过后,不能再对记账凭证进行修改;对于已记账的记账凭证,应当不再允许撤销审核。
(8)对同一张记账凭证,应分别对审核功能和输入修改功能的使用权限进行控制,防止同一用户对同一张记账凭证同时具有输入、修改权和审核权。
(9)发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的,应当采用红字凭证冲销法或者补充登记凭证法进行更正,红字可用负号“一”表示。
(10)采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的,在生成正式的记账凭证前,应当进行审核确认。
(五)对原始凭证输入的基本要求
会计核算软件提供的原始凭证输人项目应当齐全,主要项目有填制凭证日期、填制凭证单位或填制人姓名、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。会计核算软件对需要输入的原始凭证,可以按照以下方法进行处理:
(1)输入记账凭证的同时输入相应的原始凭证;输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等时,软件应当给予提示并拒绝通过;在对已经输入的记账凭证进行审核的同时,应对输入的所附原始凭证进行审核;输入的记账凭证通过审核或登账后,与其对应的原始凭证不能直接进行修改。
(2)记账凭证未输入前,直接输入原始凭证,由会计核算软件自动生成记账凭证;会计核算软件应当提供对已经输入但未被审核的原始凭证进行修改和审核的功能,审核通过后,即可生成相应的记账凭证;记账凭证审核通过或者登账后,与其对应的原始凭证不能直接进行修改。
(3)在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账以后,如果原始凭证确需修改,则会计核算软件应在留有痕迹的前提下,提供修改和对修改后的原始凭证与相应记账凭证是否相符进行校验的功能。
(六)对处理外国货币核算业务的要求
(1)适用于外国货币核算业务的会计核算软件,应当提供能输入外国货币凭证的功能。通用会计核算软件还可以在初始化功能中提供选择记账本位币的功能。
(2)采用统账制核算外国货币的会计核算软件,应当提供在当期外国货币业务发生期初和业务发生的同时,输入期初和发生时外汇牌价的功能。记账凭证中,会计核算软件应当立即自动折合为记账本位币金额。
三、会计数据输出功能的基本要求
会计电算化条件下,会计数据输出包括屏幕查询、打印、保存到存储介质(磁盘)、通过数据接口传输到其他业务系统以及利用网络传输等多种形式。其中,磁盘输出多用于数据的备份或上报数据(尤其是会计报表)的输出,利用网络传输一般多用于企业分支机构向总公司报账或报表输出时,查询和打印是会计数据输出的最基本形式。
(一)屏幕查询的基本要求
在会计电算化条件下,无需每天将会计账务数据打印输出,平时的查账需求可以通过屏幕查询来解决。对屏幕查询功能没有统一的格式和内容要求,但会计核算软件通常应当实现对以下内容的查询功能:
(1)各级会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和当前余额等项目。
(2)本期已输入的记账凭证、原始凭证。
(3)本期和以前各期的总账和明细账。
(4)往来项目的结算情况。
(5)到期票据的结算情况。
(6)本期和以前各期的会计报表。
对于查询内容,会计核算软件应当显示其是否已经结账。如果需要,也可对屏幕查询结果打印输出。
(二)打印输出的基本要求
会计核算软件必须提供以下打印输出功能:
(1)应当提供记账凭证的打印输出功能,打印格式和内容应当符合国家统一的会计制度规定。
(2)应当提供原始凭证的打印输出功能,打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统一的会计制度规定。
(3)必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能,打印输出的会计账簿、会计报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。具体而言,打印输出的会计账簿必须包括El记账、明细账和总账。其中,明细账应提供三栏账、多栏账、数量金额账等各种账簿形式的打印输出功能。
(4)在总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下,总分类账可以用总分类账户本期发生额的余额对照表替代。
(5)在保证会计账簿清晰的条件下,计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。
(6)对于业务量较少的账户,可以提供会计账簿的满页打印输出功能。
(7)打印输出的会计账簿、会计报表,如果是根据已结账数据生成的,则应当在打印输出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记,以示区别。
(三)关于会计核算软件输出数据的其他要求
(1)根据会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种会计报表数据,会计核算软件不能提供直接修改功能。
(2)会计年度终了进行结账时,会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质上的强制备份功能。
四、会计数据处理功能的基本要求
会计法律法规对会计核算软件进行数据处理的规定主要体现在记账、结账和报表生成等三个方面,我们将分别对这三部分功能提出具体要求。
(一)对会计核算软件记账功能的基本要求
会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。在计算机中,账簿文件或者数据库可以设置一个或多个。