第三章 如何创建财务核算系统框架
【注意】
由于前面已经详细地叙述了各岗位操作人员的职责,这里不再重复。
2.维护管理
系统的维护包括硬件维护和软件维护两部分。软件维护主要包括正确性维护、适应性维护、完善性维护三种。正确性维护是指诊断和清除错误的过程;适应性维护是指当单位的会计工作发生变化时,为了适应之而进行的软件修改活动;完善性维护是指为了满足用户在功能或改进已有功能的需求而进行的软件修改活动。
软件维护还可分为操作性维护与程序性维护两种。操作性维护主要是利用软件的各种自定义功能来修改软件,以适应其变化;操作性维护主要是指需要修改程序的各项维护工作。
维护是系统整个生命周期中最重要、最费时的工作,应贯穿于系统的整个生命周期,不断地重复进行,直至系统过时和报废为止。
在硬件维护工作中,较大的维护工作一般是由销售厂家进行的。使用单位一般只能进行一些小的维护工作,一般通过DOS命令或各种工具即可满足要求。使用单位一般可不配备专职的硬件维护员。硬件维护员可由软件维护员担任,即通常所说的系统维护员。
对于自行开发软件的单位一般应配备专职的系统维护员。系统维护员负责系统的硬件设备和软件的维护工作,及时排除故障,确保系统的正常运行;负责日常的各类代码、标准摘要、数据及源程序的正确性维护、适应性维护,有时还负责完善性维护。
维护的管理工作主要是通过制定维护管理制度和组织实施来实现的。维护管理制度主要包括以下内容:
● 系统维护的任务
系统维护的任务主要包括:实施对系统硬件设备的日常检查和维护,以保证系统的正常运行;在系统发生故障时,排除故障和恢复运行;当系统扩充时负责安装、调试,直至运行正常;在系统环境发生变化时,随时做好适应性的维护工作。
● 系统维护的承担人员
其主要由单位的技术力量,所使用的软件类型确定。
● 软件维护的内容
软件维护的内容包括操作维护与程序维护。操作维护主要是一些日常维护工作,程序维护包括正确性维护、适应性维护、完善性维护。
● 系统硬件维护的内容
系统硬件维护的内容主要:定期进行检查,并作好检查记录;在系统运行过程中,出现硬件故障时,及时进行故障分析,并作好检查记录;在设备更新、扩充、修复后,由系统管理员与维护员共同研究决定,并由系统维护人员实施安装和调试。
● 系统维护的操作权限
操作权限主要是指哪些人能进行维护操作,何种情况下可进行维护。主要包括以下内容:维护操作一般由系统维护员或指定的专人负责,数据录入员、系统操作员、档案管理员等其他人员不得进行维护操作,系统管理员可进行操作维护,但不能执行程序维护;不符合规定手续的不允许进行软件修改操作;一般情况下,维护操作不应影响系统的正常运行;不得进行任何未作登记记录的软、硬件维护操作。
● 软件的修改手续
为了防止各种非法修改软件的行为,对软件的修改应有审批手续。修改手续主要包括以下内容:由系统管理员提出软件修改请求报告;由有关领导审批请求报告;原程序清单存档;手续完备后,实施软件的修改;发出软件修改后使用的变更通知;软件修改后的试运行;根据运行的情况总结并修改文档资料;发出软件修改后正式运行通知;软件做新的备份并同定稿的文档资料存档。
【提示】
这里的文档主要包括维护的审批人、提请人、维护人的姓名、维护时间、修改原因、修改的内容、修改后的现状等。
3.机房管理
设置机房有两个目的,一是给计算机设备创造一个良好的运行环境,保护计算机设备;二是防止各种非法人员进入机房,保护机房内的设备、机内的程序与数据的安全。
机房管理的主要内容包括:
● 有权进入机房人员的资格审查。一般情况下,系统管理员、操作员、录入员、审核员、维护员以及其他系统管理员批准的有关人员可进入机房。系统维护员不能单独进入机房。
● 机房内的各种环境要求。如机房卫生、防潮要求。
● 机房内的各种环境设备的管理要求。
● 机房中禁止的活动和行为。如严禁吸烟、喝水。
● 设备和材料进入机房的管理要求。
4.档案管理
计算机会计信息系统运行之后,大量的会计数据存储在磁盘中,而且还增加了各种程序、软件等资料。各种账表也与原来的有所不同,主要是打印账表。这些都给原有的档案管理工作提出了新的要求,需要加强会计档案资料的管理。会计档案资料主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存储会计数据和程序的软盘及其他存储介质、系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。
档案管理的任务是负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作。有效的档案管理是存档数据安全、完整与保密的有效保证。档案管理一般也是通过制定与实施档案管理制度来实现的。
档案管理制度一般包括以下内容:
● 存档手续:主要是指各种审批手续,比如打印输出的账表,必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管。
● 各种安全保证措施。比如备份软盘应贴上保护标签,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。
● 档案管理员的职责与权限。
● 档案的分类管理办法。
● 档案使用的各种审批手续。调用源程序就应由有关人员审批,并应记录调用人员的姓名、调用内容、归还日期等。
● 各种文档的保存期限及销毁手续。比如打印输出账簿就应按《会计档案管理办法》的规定保管期限进行保管。
● 档案的保密规定。比如对任何伪造、非法涂改、更改、故意毁坏数据文件、账册、软盘等的行为都将进行相应的处理。
5.病毒预防
由于计算机病毒的出现,使得计算机会计信息系统的维护工作量大大增加,实际工作中因计算机病毒带来的维护工作占相当大的比例。
(1)计算机病毒的传播媒介主途径
传播媒介是计算机使用软件,途径是读写带病毒的软盘或运行带病毒的软件把病毒传给计算机硬盘,然后,正常的软件在带有病毒的计算机中使用而被传染。
(2)病毒的表现
当计算机硬盘染上病毒时会出现以下几种现象:计算机屏幕上出现可以移动的小球光标、小方块光标异常现象;软件运行速度减慢或出现错误;贴有写保护标签的软盘没有进行写操作时,屏幕上提示写保护错误;出现异常响声,如鸣奏“蓝色多瑙河”曲调;文件体积增大;磁盘容量突然减少;突然死机等。