第三章 如何创建财务核算系统框架
(5)审核核算项目
有一些比较重要的核算项目如“物料”在使用的过程中可能会被多个部门同时维护,容易造成混乱。这时用户可以启用核算项目的审核功能来增加一些控制,即核算项目一旦被审核则不允许修改,但可以被禁用。
图3-31 设置核算项目参数 图3-32 核算项目批量修改对话框
其具体操作方法是:
① 选中被审核的核算项目,单击工具栏上的“审核”按钮 ,在显示的提示信息框中单击【是(Y)】按钮即可。
② 如果需要对已经审核的核算项目进行修改,则可单击工具栏上的“反审核”按钮 ,在显示的对话框中选取,再单击【取消审核】按钮,如图3-33所示。
(6)检测核算项目的使用状态
因为已经使用的核算项目不能进行删除等操作,那么怎样才能知道哪些核算项目未被使用呢?选取需要检测使用状态的核算项目,单击工具栏上的“检测”按钮 。系统检测完毕后,已经使用的核算项目则以黑色显示,而未被使用的核算项目以蓝色显示。
【提示】
一次检测过多的数据将会影响系统响应时间。如果检测的数据中包含已被禁用的数据,则无论其是否使用过,仍然保持红底显示。
图3-33 取消核算项目审核 图3-34 添加附件
(7)附件管理
如果希望在一个具体的核算项目保存一些特殊的数据,比如图片、文档,就可以通过附件管理来进行。具体操作方法如下:
① 选择需要添加附件的核算项目,单击工具栏上的“附件”按钮 ,打开【附件管理-编辑】对话框,如图3-34所示。
② 用户在“附件文件名”列空白行中单击,然后再单击其右侧的 按钮,在弹出的对话框中选择需要添加的文件。
③ 单击【打开(P)】按钮即可添加附件文件,用户选择已经添加的附件后,可执行删除、下载、打开等操作。
(8)离线查询
“离线查询”功能的作用是使基础资料数据从数据库中下载并保存到本地,当在【账套管理】窗口中设置账套参数时,如果选取了“当前账套启用离线查询”复选框,在该账套的核算项目设置窗口中,单击【查看】→【选项】命令项,打开【基础资料查询选项】对话框,选取“启用离线查询”复选框,如图3-35所示,单击【确定(O)】按钮,系统将自动下载基础资料数据。
图3-35 开启离线查询功能
单击【设置(S)…】按钮则显示【离线数据自动同步参数设置】对话框,用户可以选择“启用自动同步”或“不启用自动同步”单选项,如果选用数据自动同步,则用户还需要设置自动执行数据下载的时间间隔。
当数据自动下载功能启用后,则在windows的通知栏中显示“离线自动同步”图标 。
(9)核算项目搜索
在核算项目管理窗口中,系统还提供了搜索功能,其具体操作方法如下:
① 在核算项目设置窗口中,选择某一具体核算项目,单击工具栏上的“管理”按钮 ,进入该核算项目类别的管理窗口。
② 单击工具栏上的“搜索”按钮 ,则显示核算项目搜索界面。用户只需在“字段名称”下拉列表框中选择搜索的字段名称,然后在“包含文字”文本框中输入具体的搜索内容。单击其上方的“开始查询”按钮 ,即可在右侧的窗口中显示出所搜索到的内容。
③ 如果用户需要更加详细、具体的搜索某些核算项目,则可选取“高级”复选框,然后设置具体的搜索选项,如图3-36所示。
(10)F7快捷键
当用户在输入单据时,按F7快捷键,则弹出如图3-28所示核算项目管理窗口,用户可以在此进行核算项目的查询与设置等操作。用户可以在打开的【基础资料查询选项】对话框中设置F7快捷键功能打开的界面显示方式。
图3-36 核算项目搜索
2.币别设置
币别的设置与科目的设置相似,只是对象不同,显示的对话框不同罢了。在“基础资料”的明细功能列表中双击“币别”项即可进入币别设置窗口,如图3-37所示。
图3-37 币别设置窗口
(1)新增币别
要新增币别,可单击工具栏上的“新增”按钮 ,打开【币别-新增】对话框,如图3-38所示,输入“币别代码”、“币别名称”,设置“记账汇率”和“折算方式”,并且选择“固定汇率”或“浮动汇率”,设置金额小数位数。
【提示】
在输入货币代码时尽量不要使用“$”符号,因为该符号在自定义报表中已有特殊含义,如果使用该符号,那么在自定义报表中定义取数公式时可能会遇到麻烦。
(2)币别管理
单击工具栏上的“管理”按钮 ,打开【币别】对话框,如图3-39所示,从中可以对币别进行增加、修改、删除等操作。
此外,对于币别可以进行禁用、反禁用、引出、打印预览、打印等操作。其操作方法与科目设置相似,这里不再赘述。
【注意】
有关科目的设置方法将在下一小节介绍。
图3-38 增加币种 图3-39 【币别】对话框
3.4.2 创建适合的会计科目
科目是财务会计的基础,所以它也是公共资料中的一项。在“明细功能”列表中双击“科目”项即可进入科目设置窗口,如图3-40所示。用户通过单击“科目资料”列表中的 标记可以展开各级科目组,最终浏览到具体科目。
图3-40 科目设置窗口
1.科目组管理
当新账套建立以后,金蝶K/3系统已经将会计科目分为资产、负债、权益、成本、损益、表外六大类,编码分码规则是资产类代码以1开头,负债类代码以2开头,权益类代码以3开头,成本类代码以4开头,损益类代码以5开头,表外科目以6开头,这六大类科目不能进行修改。每组科目下面又进行了再次分类。
如果用户需要在某个科目类下增加一个新的科目类别,可先选取该科目类别项,然后单击工具栏中的“新增”按钮 ,在弹出的对话框中输入科目组的“编码”和“名称”,如图3-41所示,单击【确定】按钮即可完成操作。
【提示】
单击工具栏中的“刷新”按钮 ,即可看到新增的科目组已经在“科目资料”列表中显示出来了。
2.表外科目的应用
科目六大类别组中有一个“表外科目”组,它与其它五类科目组不同。在凭证处理时,对于表外科目的凭证系统将不检查凭证的平衡关系,会计分录不平衡时也可保存。但表外科目与其它类别的科目不能同时出现在一张凭证中,否则该凭证无法保存。