第七章 期末处理的一般方法
图7-9 设置对账方案 图7-10 增加固定资产对账方案
图7-11 【自动对账】窗口
3.期末结账
在【固定资产管理】系统模块下单击【期末处理】子功能项,再双击“期末结账”明细功能项,系统打开【期末结账】对话框,如图7-12所示。
图7-12 期末结账
单击【开始】按钮系统自动完成结账过程,会计期间转入下一期。如果需要反结账,可按照结账的操作方法打开【期末结账】对话框,选取“反结账”选项,单击【开始】按钮来完成。
【提示】
只有管理员才能进行反结账。
7.4 出纳业务期末处理
在现金管理模块中,期末结账之前,用户还需要对现金、银行存款等数据与总账模块数据进行比较,查看是否有出入。
7.4.1 对账
对账内容包括现金对账与银行存款对账两个部分。
1.现金对账
现金对账是指系统自动将出纳账与日记账(总账)当期现金发生额、余额进行核对,并生成对账表。
图7-13 【现金对账】对话框
在【现金】子功能模块下,双击“现金对账”明细功能项,即可进入【现金对账】窗口并显示【现金对账】对话框,如图7-13所示。
选择合适的科目及币别、对账方式,单击【确定(O)】按钮即可进入【现金对账】窗口中,如图7-14所示。
图7-14 【现金对账】窗口
如果在“差额”栏中的数值不是“0”,则表明现金管理系统与总账系统的余额或发生额有差异,即需要核对明细账,查明差异的原因。
若单击工具栏上的“打开”按钮 ,则系统弹出【现金对账】对话框,重新设置科目、币别及对账方式,用户可以查询其他对账内容。
【小技巧】
现金对账实际是现金管理系统出纳账与总账日记账的对账。你可以根据借贷方发生额的核对,找到一些差异的线索。
2.银行存款对账
银行存款对账是指企业的银行存款日记账与银行出具的银行对账单之间的核对。企业的结算业务大部分要通过银行进行结算,但由于企业与银行的账务处理和入账时间不一致,往往会发生双方账面不一致的情况。为了准确掌握银行存款的实际金额,企业必须定期将企业银行存款日记账与银行出具的对账单进行核对。
① 单击【现金管理】系统模块下的【银行存款】子项,再双击“银行存款对账”明细功能项,系统将打开【银行存款对账】窗口并显示【银行存款对账】对话框,如图7-15所示。
图7-15 【银行存款对账】对话框
② 设置科目及币别、查询会计期间、是否包含已勾对记录等选项,单击【确定(O)】按钮即可进入【银行存款对账】窗口,如图7-16所示。
图7-16 【银行存款对账】窗口
③ 单击工具栏上的“对账设置”按钮 则系统弹出【银行存款对账设置】对话框,如图7-17所示。
④ 在该对话框中,用户可以设置自动对账、手工对账、表格等选项,单击【确定(O)】按钮后再单击工具栏上的“自动对账”按钮 ,系统将按照相关设置进行对账。
由于系统中的银行存款日记账与银行对账单之间还可能存在多笔与一笔对应或一笔与多笔对应等情况,而这些情况自动对账无法勾销,因此系统设置了手工对账功能。
图7-17 对账选项设置
手工对账是对自动对账的补充,通过手工对账,可进一步将自动对账未核对的已达账项进行手工调整勾销,以此保证对账的彻底正确。其操作方法为:在上下窗口中选择可以勾销的记录,单击工具栏上的“手工对账”按钮 即可。
⑤ 记录勾销后,单击工具栏上的“已勾对”按钮 进入【已勾对记录列表】窗口查看对账结果,如图7-18所示。
图7-18 查看对账结果
【提示】
用户可以在该窗口中取消对账。
⑥ 当银行对账单中存在调账或内部冲销记录时,比如:借贷方向相同,金额相同、一正一负或借贷方向相反,金额相同的记录等,可以执行【编辑】→【对账单内部冲销】命令项,将对账单内部的记录核销。
【小技巧】
账务中对以前的凭证进行更正的现象是比较常见的,日记账也同样会遇到这种情况,日记账内部冲销就是处理这类记录在日记账中的内部冲销业务。可以执行【编辑】→【日记账内部冲销】命令项将日记账内部的记录核销。
3.银行对账日报表
在【现金管理】系统模块下单击【银行存款】子功能项,然后双击“银行对账日报表”明细功能项,系统将打开【银行对账日报表】窗口并显示【银行对账日报表】对话框。选择日报表生成的日期及“显示禁用科目”、“显示明细科目”、“显示币别小计”复选框,单击【确定(O)】按钮即可进入【银行对账日报表】窗口,如图7-19所示。
图7-19 银行对账日报表
4.银行存款与总账对账
银行存款与总账对账是指系统自动将现金管理系统出纳账与总账日记账的当期银行存款发生额、余额进行核对,并生成对账表的过程。
① 在【现金管理】系统模块下单击【银行存款】子功能项,然后再双击“银行存款与总账对账”明细功能项,系统将打开【银行存款与总账对账】窗口并显示【银行存款与总账对账】对话框。
图7-20 【银行存款与总账对账】窗口
② 选择“科目及币别”和“对账方式”之后,单击【确定(O)】按钮进入【银行存款与总账对账】窗口,如图7-20所示。
【提示】
过滤出来的正确结果是现金管理系统、总账系统完全一致。若两者余额或发生额有差异,就需要核对明细账,查明差异的原因。
7.4.2 生成余额调节表
余额调节表是根据未勾对的银行存款日记账和银行对账单自动生成的。
在【现金管理】系统模块下单击【银行存款】子功能项,然后双击“余额调节表”明细功能项,系统将打开【余额调节表】窗口并显示【余额调节表】对话框,如图7-21所示。
选择币别与科目,以及会计期间,单击【确定(O)】按钮,即可按用户设置的条件生成余额调节表。
图7-21 余额调节表
7.4.3 出纳轧账
在【现金管理】系统模块下单击【期末处理】子功能项,再双击“期末结账”明细功能项即可打开【期末结账】对话框,如图7-22所示。
图7-22 期末结账
选择“结账”单选项之后单击【开始(S)】按钮,系统即开始对现金管理系统中的发生额、余额等内容进行检查,如果无错误则可完成结账操作。