第七章 期末处理的一般方法
图7-27 设置账龄分析条件 图7-28 账龄分析表
设置好相应的过滤条件后,单击【确定】按钮即可进入【账龄分析表】窗口,如图7-28所示。
2.应收款管理系统中的账龄分析
在应收(付)款管理系统中,账龄分析主要是用来对未核销的往来账款进行分析。
图7-29 【账龄分析表】对话框
在【财务会计】标签卡中单击【应收款管理】系统功能项,再单击【分析】子功能项,双击“账龄分析”明细功能项,系统将打开【账龄分析表】窗口并显示【账龄分析表】对话框,如图7-29所示。
设置账龄分析的截止日期、单据类型、核算项目类别、核算项目范围、部门、业务员、币别、地区、行业、账龄时间、分析方向、分析对象、排序方式,并在【未到期账龄分组】和【过期账龄分组】选项区中设置相应的账龄分组。用户还可以选取【取今日余额为截止日期的余额】、【按分管部门和专营业务员查询】、【包括未审核】复选框,并在【汇总类型】下拉列表框中选择查询结果的汇总方式。
单击【确定】按钮即可进入【账龄分析表】窗口,如图7-30所示。
图7-30 账龄分析表 图7-31 结账
3.应收款管理系统中的结账处理
在【财务会计】标签卡中单击【应收款管理】系统功能项,再单击【期末处理】子功能项,然后双击“结账”明细功能项,系统将打开【期末处理】对话框,如图7-31所示。
选取【结账】单选项,单击【继续】按钮系统开始检查应收款管理系统中的所有数据及凭证,如果无错误,即可完成结账操作,进入下一个会计期间。
期末处理结束之后,如果用户发现要修改已结账期间的数据资料,则可在【财务会计】标签卡中单击【应收款管理】系统功能项,再单击【期末处理】子功能项,然后双击“反结账”明细功能项,选取“反结账”单选项,单击【继续】按钮使系统回到上一会计期间进行修改。
【注意】
在进行反结账前,必须保证当前期间的单据已取消审核,取消核销及已取消坏账处理。如果销售发票是销售系统的单据,则必须先在销售系统中手工取消审核处理。
7.6 其他核算业务期末处理
为了总结某一会计期间(如月度和年度)的经营活动情况,必须定期进行结账。结账之前,按企业财务管理和成本核算的要求,必须进行制造费用、产品生产成本的结转以及期末调汇、损益结转等工作。若为年底结转,还必须结平本年利润和利润分配账户。
本功能主要用于对外币核算的账户在期末自动计算汇兑损益,生成汇兑损益转账凭证及期末汇率调整表。
7.6.1 期末调汇
此功能是根据在会计科目中的科目属性来进行的,只有在会计科目中设定为期末调汇的科目才会进行期末调汇处理。
① 在总账系统模块中,选择【结账】子功能项,然后双击明细功能列表中的“期末调汇”项,系统则显示【期末调汇】对话框,如图7-32所示。
② 单击【下一步】按钮,用户可以选择汇兑损益科目以及生成凭证的类型,设置生成凭证的日期、凭证字、凭证摘要等选项,如图7-33所示。
③ 最后,单击【完成】按钮即可生成一个新凭证。
图7-32 期末调汇 图7-33 设置生成凭证选项
【提示】
参与期末调汇的会计科目及核算项目下的汇兑差额转入汇兑损益科目,暂不实现下设核算项目的对应结转。
7.6.2 自动转账
在总账系统模块中,选择【结账】子功能项并双击明细功能列表中的“自动转账”项,系统则显示【自动转账凭证】对话框,如图7-34所示。
图7-34 设置自动转账凭证
选择【编辑】标签卡,然后单击“新增”按钮 ,可以设置转账凭证的相关选项,单击“保存”按钮 ,即可将设置保存到系统中,并在【浏览】标签卡的列表框中显示出来。选取某一个或几个凭证名称,然后单击【生成凭证】按钮即可。
如果选取“编辑凭证”或“跳过凭证”选项,则表示在生成凭证过程中,若凭证借贷不平衡时,用户进行编辑或跳过。
如果选取“按设置的转账期间生成凭证”复选框,则在生成自动转账凭证时,按设置的转账期间生成凭证转出余额。
如果选取“按其余额方向结转生成凭证”复选框,则在生成自动转账凭证时,按其余额方向以相同方向红字转出余额。
【提示】
“按其余额方向结转生成凭证”复选框只对自定义转账中的“按比例转出余额、按比例转出借方发生额(贷方发生额)”有效。
1.增加自动转账方案
在【自动转账凭证】对话框的【编辑】标签中,单击“新增”按钮 ,选择凭证字,输入摘要内容、科目代码、核算项目、公式方法等。在输入科目和项目代码时除可通过输入框右边出现的查看按钮 来查看选择代码,亦可自己输入代码。通过设置借方或贷方转账参数,确定转账凭证中分录的借贷方向。单击借方或贷方输入框后,接着选择转账方式。
● 当科目带有核算项目,核算项目又分多级时,核算项目允许录入非明细级和明细级。当核算项目是非明细级时,结转的金额是该非明细级核算项目下所包含的所有明细级核算项目的金额。例如某科目(如应收账款)下设“客户、部门、职员(分两级)”三个核算项目,设置“自动判定”、“按比例100%转出余额”,“客户”、“部门”在核算项目中具体的明细值(“职员”的明细值不选,要取全部明细值,只输入“职员”非明细代码),这种情况下应允许能生成自动转账凭证,转出的金额应是职员非明细级核算项目所包含的所有明细级职员的数据。
【注意】
非明细级核算项目数据转出的转账方式只限于“按比例转出余额、按比例转出借方发生额(贷方发生额)和按公式转出”,不适用“转入和按公式转入”的转账方式。
● 提供“分录类推”设置功能:在“转入、转出方”同时都存在许多明细科目及下挂核算项目都特别多的情况下,定义一条转入(或转出)分录后,单击“分录类推”功能,则自动生成其他分录。
例如:科目501(管理费用)下设三级科目,501.01(工资费用)、501.02(折旧费用)、501.03(办公费用)等,而501.01下又下设501.01.01(工资费用一)、501.01.02(工资费用二)等多个最明细科目;同样501.02和501.03下也设有501.02.01、501.02.02……501.03.01、501.03.02……等最明细科目。此时,如果转出科目设置为501.01(非明细级科目),则单击“分录类推”功能后,在第1条分录后自动增加分录,科目为501.02、501.03;如果转出科目设置为501.01.01(最明细级科目),则单击“分录类推”功能后,在第1条分录后自动增加分录,科目为501.01.01、501.01.02、501.02.01、501.02.02、501.03.01和501.03.02等所有最明细科目。