第七章 期末处理的一般方法
如果选取“结转未达账”复选框,则系统把本期(包括以前期间转为本期)未勾对的银行存款日记账和未勾对的银行对账单结转到下一期。否则将可能造成下期余额调节表不平衡。
使用期末结账功能,也可以进行反结账操作。
【小技巧】
进行反结账时,上期结转的银行存款日记账、银行对账单以及与这些纪录进行勾对的银行存款日记账、银行对账单的勾对标志将被取消。结账回本期后需要重新进行勾对。
7.5 往来业务期末处理
为了总结某一会计期间(年度或月度)的经营活动情况,必须定期进行结账,结账就是在一定时期内发生的经济业务在全部登记入账的基础上,将各种账簿记录结出“本期发生额”和“期末余额”,从而根据账簿记录编制会计报表。在本期所有的会计业务全部处理完毕之后,就可以进行期末结账处理了。
系统的数据处理都是针对于本期的,要进行下一期间的处理,必须将本期的账务全部进行结账处理,系统才能进入下一期间。在结账之前,应先检查本期发生的各种经济业务是否都已经编制记账凭证并登记入账。
7.5.1 往来对账
在金蝶K/3系统中,总账模块、应收款管理系统和应付款管理系统都提供了往来对账功能。
1.总账系统的往来管理
总账系统提供的往来管理主要是基于按余额核销,系统自动把往来的会计科目的科目余额属性方向(如应收账款为借方)的最后一笔业务发生时间为账龄起算点,所有业务自动从凭证中提取,采用统一的按余额核销模式不需要进行手动核销,系统自动生成往来对账单和账龄分析表,如要进行手动核销或更详细的管理,可采用应收账和应付账系统。
往来业务管理在企业的财务管理中占有重要的地位,往来业务资料直接关系到企业财务工作的各个方面,及时进行往来业务的对账可有效的对往来业务进行管理。
在总账系统模块中,选择【往来】子功能项,然后双击明细功能列表中的“往来对账单”项即可打开【往来对账单】窗口并显示其【过滤条件】对话框,如图7-23所示。
图7-23 【过滤条件】对话框
用户在此需要设置会计期间、会计科目、币别、项目类别、项目代码范围、业务日期范围、业务编号范围等选项。单击【确定】按钮即可进入【往来对账单】窗口,如图7-24所示。
在【往来对账单】窗口中,用户可以随时调出各个往来核算科目的往来对账单。可以执行【查看】菜单中的【第一项目】、【下一项目】、【上一项目】、【最末项目】命令来移动凭证,查看不同往来科目的往来对账单。
2.应收款管理系统的往来对账功能
在应收(付)款管理系统中,往来对账单主要是用来与客户(供应商)进行对账,因其操作方法相似,所以这里仅以应收款管理系统中的往来对账为例进行介绍。
图7-24 往来对账单
在【财务会计】标签卡中单击【应收款管理】系统功能项,再单击【账表】子功能项,双击“往来对账”明细功能项,系统将打开【往来对账单】窗口并显示【往来对账单】对话框,如图7-25所示。
图7-25 【往来对账单】对话框
选择查询日期方式,即按单据日期查询或按财务日期查询,设置日期范围、业务员代码、核算项目类别、核算项目范围、部门、排列顺序,还可选择单据余额或即时余额以及其他选项。若单击【高级>>】按钮,可以设置地区、行业等。
设置好各种选项后,单击【确定】按钮进入【往来对账单】窗口,如图7-26所示。
图7-26 往来对账单
【提示】
过滤时,如果要录入商品(物料)代码,则必须选择【显示商品或劳务详细信息】复选框。按商品(物料)输出时不但可以查询到某供应商的往来款余额,还可以查询到此往来款余额由哪些商品(物料)组成,随时了解商品(物料)的市场销售情况。商品(物料)代码选择为空时默认为选择全部商品(物料)。
如果单据核销时没有选择按存货数量进行核销,则按商品(物料)输出时,由于无法得知核销的存货品种、存货数量、存货金额,故单据余额显示的仍是单据的发生额。只有单据核销完毕,单据余额及数量才显示为0。如果要按商品(物料)输出往来对账单,建议您采用存货数量方式进行单据核销。
【注意】
选上【单据余额】单选项时无论是否选上【包括已核销资料】复选框,在不修改过滤条件的情况下,过滤结果中的小计与合计是一样的。
如果选择了【包括已核销资料】复选框,则【包括部分核销发票及应收单对应的已核销单据】复选框不可用;如果选择了【即时余额】单选项,该选项也不可用。
选择了【包括部分核销发票及应收单对应的已核销单据】复选框,确定后应收往来对账单的显示是以销售发票和其他应收单为中心列示对应相关单据的。相关单据包括:收款单、预收单、退款单以及应收款转销、应收冲应付、预收款冲预付款、收款冲付款的核销记录。
需要注意的是:
● 如果是多张销售发票和其他应收单与一张收款单、预收单、退款单以及应收款转销、应收冲应付、预收款冲预付款、收款冲付款核销,该对应单据将按与销售发票和其他应收单的核销金额拆单,分别列示在对应的销售发票和其他应收单下面,保持原单的单据号;
● 如果是多张销售发票和其他应收单与多张收款单、预收单、退款单以及应收款转销、应收冲应付、预收款冲预付款、收款冲付款同时核销,则系统无法以销售发票和其他应收单为中心列示对应的相关单据,只能按照单据日期列示。此情况只针对客户而不是整个系统。
7.5.2 账龄分析
与对账功能一样,账龄分析也是同时存在于总账系统、应收款管理系统和应付款管理系统中的。因在应收款管理系统和应付款管理系统中的操作相同,在这里只以应收款管理系统中的账龄分析为例介绍其操作方法。
1.总账系统中的账龄分析
在总账系统中,账龄分析表主要是用来对设置为往来核算科目的往来款项余额的时间分布进行分析的,在账龄分析表中,我们只提供单核算的账龄分析表,或者是把往来核算的科目下所设置的所有的核算项目都列示出来。目前系统不提供多个核算项目的组合查询。
在总账系统模块中,选择【往来】子功能项,然后双击明细功能列表中的“账龄分析表”项,系统则打开【账龄分析表】窗口并显示其【过滤条件】对话框,如图7-27所示。