第一章 会计信息系统概述
2.账簿的登记方法
日记账是用来序时地反映全部经济业务并需逐日逐笔登记的账簿,工作量相当大,也不便于会计人员的分工记账。
总分类账是按每一个总分类科目开设账页,进行分类登记的账簿,它能总括地反映每个会计要素具体内容的增减变动情况和结果,编制会计报表就是以这些分类账所提供的资料为依据的。它一般采用三栏式账页格式。
总分类账的登记方法很多,可以根据各种记账凭证逐笔登记也可以先把各种记账凭证汇总编制成科目汇总表或汇总记账凭证,再据以登记总分类账。
明细分类账是按照明细科目开设的用来分类登记某一类经济业务,提供明细核算资料的分类账户。它所提供的有关经济活动的详细资料,是对总分类账所提供的总括核算资料的必要补充,同时也是编制会计报表的依据。
3. 明细账的格式
明细账的格式应根据各单位经营业务的特点和管理需要来确定,常用的格式主要有:
●“三栏式”明细分类账
“三栏式”明细分类账的账页格式同总分类账的格式基本相同,它只设“借方”、“贷方”和“余额”三个金额栏,适用于“应收账款”、“应付账款”等只需进行金额核算的明细账。
●“数量金额式”明细分类账
“数量金额式”明细分类账的账页,其基本结构为“收入”、“发出”和“结存”三栏,在这些栏内再分别设有“数量”、“单价”、“金额”等项目,以分别登记实物的数量和金额。
这种格式的明细账适用于既要进行金额明细核算,又要进行数量明细核算的财产物资项目。如“原材料”、“产品成品”等账户的明细核算。它能提供各种财产物资收入、发出、结存等的数量金额资料,便于开展业务和加强管理。
●“多栏式”明细账
“多栏式”明细账的格式视管理需要而呈多种多样,它是在一张账页上,按照明细科目分设若干专栏,集中地反映有关明细项目的核算材料。这种格式的明细账适用于费用成本、收入成果类的明细核算。如“生产成本明细账”,它只设一栏借方,下按成本设置专栏,贷方发生额用红字在有关专栏内登记。
●“横线登记法”明细账
“横线登记法”明细账是在账页的同一行内,逐笔逐项登记每笔经济业务的“借方”和与其相对应的“贷方”,适用于材料采购业务的付款和收料,备用金业务的支出和报销收回等情况。
4. 对账
在月份和年度终了时,应将账簿记录核对结算清楚,使账簿资料如实地反映经济情况,为编制会计报表提供可靠的资料。对账包括账证核对、账账核对、账实核对,是保证账簿记录正确性的一项重要工作。
(1)账证核对
账证核对是指账簿记录同记账凭证及其所附的原始凭证核对。账证核对在日记账过程中就应进行,以便及时地发现错账并进行更正。这是保证账账相符、账实相符的基础。
(2)账账核对
账账核对是指对各种账簿之间的相关数字进行核对。其核对内容主要包括:
● 总分类账各账户本期借方发生额合计与贷方余额合计是否相等;
● 总分类账各账户借方余额合计与贷方发生额合计是否相符。
● 核对各种明细账及现金、银行存款日记账的本期发生额及期末余额同总分类账中有关账户的余额是否相等。
以上核对工作一般通过编制总分类账户发生额及余额表和明细账户发生额及余额表来进行。
(3)账实核对
账实核对是指将账面结存数同财产物资、款项等的实际结存数核对。这种核对是通过财产清查进行的。内容包括:
● 银行存款日记账的余额同开户银行送来的对账单核对是否相符;
● 现金日记账的余额与现金实际库存数核对是否相符;
● 财产物资明细账的结存数量与实存数量核对是否相符。
5.结账
就是把一定时期内所发生的经济业务全部登记入账的基础上,将各种账簿的记录结算清楚,以便根据账簿记录编制会计报表。
结账主要包括如下几项工作:
● 检查本期内发生的所有经济业务是否均已填制或取得了会计凭证,并据以登记入账;
● 按照权责发生制原则,对有关应计的收入和费用进行调整;
● 检查各种费用成本和收入成果是否均已在有关账户之间完成了结转。
在完成上述几项工作后,就可以计算各账户的本期发生额及期末余额。并根据总分类账和明细分类账的本期发生额和期末余额记录,再次分别进行试算平衡。
1.6 会计信息系统的结构
在本节中,将从物理结构和功能结构两个方面来介绍会计信息系统的组成。
1.6.1 物理结构
所谓会计信息系统的物理结构就是指它的物理组成,包括计算机、打印机等硬件设备和软件配置(包括财务软件、数据库等)
1.硬件设备
硬件设备是会计信息系统的物质基础,硬件设备的不同组合方式构成了计算机会计信息系统中的不同结构。
(1)单机结构
由一台计算机和相应的外部设备组成。这种结构可将所有数据集中输入、存储和输出,属单用户工作方式,使用单用户操作系统来管理计算机的资源。在这种方式下,同一时刻只能供一个用户单独使用。
(2)多机松散结构
由相互独立的多台计算机组成,它们分别实现计算机会计信息系统中各子系统的功能,从而分别完成不同的任务,各台计算机之间不直接发生联系,形成多机松散结构方式。在这种方式下,数据的输入、处理和输出分别在不同的计算机上完成,可以缓解输入输出的瓶颈问题。
(3)联机结构
整个系统由一台主机和若干个终端(无盘工作站)组成,数据通过各个终端输入并集中于主机处理,形成联机结构方式,也称多用户结构,采用多用户操作系统管理计算机资源。在这种方式下,每个终端都可以进行数据输入、输出,且可同时进行数据处理,能够实现数据共享,使系统的整体效率提高。
(4)网络结构
把多台计算机用适当的拓扑结构连接在一起,形成计算机网络,相互通信,共享资源,组成了一个功能更强的计算机系统。计算机网络分为广域网和局域网,计算机会计信息系统一般都采用以一台配置较高的计算机作为服务器的局域网。
在这种方式下,输入输出可在各工作站进行。如果工作站为智能终端的话,一些简单处理也可在本地工作站上完成,使系统效率提高,并能资源共享,提高系统的兼容性和适应性,是会计信息系统较为理想的硬件平台和组织方式。