第一章 会计信息系统概述
在编制会计分录时,可以按如下步骤进行:
(1)涉及的账户。分析经济业务涉及到哪些账户发生变化;
(2)账户的性质。分析涉及账户的性质,即它们各属于什么会计要素,位于会计等式的左边还是右边;
(3)增减变化情况。分析确定这些账户是增加了还是减少了;增减金额是多少;
(4)记账方向。根据账户的性质及其增减变化情况,确定分别记入账户的借方或贷方;
(5)根据会计分录的格式要求,编制完整的会计分录。
2. 会计凭证
会计凭证是会计工作的起点,也就是说,会计凭证就是用来记录经济业务,明确经济责任,据以登记账簿的一种具有法律效力的书面证明。
会计凭证须载明经济业务的内容、数量、金额并签名或盖章。一切会计凭证都应经过专人进行严格的审核,以明确对该项经济业务内容的真实性、正确性所应负的责任,只有经过审核无误的凭证才能作为记账的依据。
3. 会计凭证的作用
填制和审核会计凭证是会计核算工作的重要步骤和基础,正确填制和严格审核会计凭证对完成会计工作任务,实现会计的职能,充分发挥会计的作用,具有重要的作用:
(1)作为审核经济业务真实性与合法性的依据
会计凭证记录和反映了经济业务活动的发生和完成情况等具体内容,通过对会计凭证的严格审核,可以检查每笔经济业务是否合理、合规、合法。
(2)作为进行账务处理的依据
记账一定要以经过审核无误的会计凭证为依据,否则会造成弄虚作假,也就是说,没有凭证,不能记账,。
(3)作为明确经济业务各有关方面责任的依据
由于每一笔经济业务都要填制和取得会计凭证并且由经办人员在凭证上签名盖章,这就有利于分清责任。
4. 会计凭证的传递
会计凭证的传递是指会计凭证从填制起到归档保管时止,在本单位内部各有关部门和人员之间的传递。企业的会计凭证是从不同渠道取得或填制的,所记载的经济业务不同,涉及的部门和人员不同,办理业务的手续也不同。为了使工作环节环环相扣,相互监督,提高工作效率,有必要为各种会计凭证规定一个合理的传递程序。
通常在制定合理的凭证传递程序和时间时,要考虑如下两点:
● 根据不同经济业务的特点,企业内部机构的设置和人员的分工以及管理上的要求等,应当为每种会计凭证规定经过经办人员和部门传递签章以及每道手续过程的停留时间,避免不必要的环节,加快传递速度。
● 由于原始凭证和记账凭证涉及不同部门和人员,所以要通过调查研究来协商制定会计凭证的传递程序和传递时间。
5. 会计凭证的保管
会计凭证是一个单位的重要经济档案,必须要妥善保管,以便日后查阅。具体的保管方法和要求如下:
● 各种记账凭证连同所附原始凭证和原始凭证汇总表,要分类按顺序编号,定期(每天、每月、每年)装订成册,并加上封面、封底,注明单位名称、凭证种类、所属年月和日期、号码、凭证张数等。为防止任意拆装,应在装订处贴上封签,并加盖印章;
● 对一些性质相同、数量很多或随时需要查阅的凭证,可以单独装订保管;同时在记账凭证上注明“附件另订”;
● 其他单位因有特殊原因而需要使用原始凭证时,经本单位领导批准,可以复制,但要由提供人员和收取人员共同签章;
● 会计凭证装订成册后,应有专人负责分类保管,年终应登记归档,会计凭证的保管期限和销毁手续应严格遵守会计制度的有关规定,在保管中应防止霉烂破损、鼠咬虫蛀,确保会计凭证的安全和完整。
6. 试算平衡
在填制并审核完会计凭证之后,用户还需要做一个工作:试算平衡。
运用借贷记账法的记账规则在账户中记录经济业务的过程中,可能会发生这样或那样的人为错误。为此,还必须依据会计恒等式的平衡关系和借贷记账法的记账规则,确立科学、简便,用于检查和验证账户记录是否正确的方法,以便查出错误及其原因,及时予以纠正。这种检查和验证账户记录正确性的方法,在会计上称之为试算平衡。
在借贷记账法下,按“有借必有贷,借贷必相等”的记账规则记录经济业务,借贷两方客观上存在着平衡关系。因为每笔经济业务都以相等的金额按借贷相反的方向在对应账户中记录,这就使每一笔经济业务反映在账户中的借方发生额与贷方发生额必然相等。某一会计期间内全部经济业务在账户中的记录,所有账户借方发生额和贷方发生额,都是以其本期发生额为基础累计计算的。因此,账户期末余额也存在所有账户期末借方余额合计等于所有账户期末贷方余额合计的平衡关系。
由此可见,借贷记账法的试算平衡应该包括如下三方面内容:
● 会计分录试算平衡:即每笔业务的借方金额合计与贷方金额合计相等;
● 账户发生额试算平衡:即所有账户的借方发生额合计与贷方发生额合计相等;
● 账户余额试算平衡:即所有账户的期初(末)借方余额合计与贷方余额合计相等。
7. 成本核算
成本核算是按照一定对象归集和分配生产经营过程中发生的各种费用,以确定各对象的总成本和单位成本的一种专门方法。产品成本是综合反映企业生产经营活动的一项重要指标。正确地进行成本计算,可以考核生产经营过程的费用支出水平,同时又是确定企业盈亏和制定产品价格的基础,并为企业进行经营决策提供重要依据。
1.5.6 登记会计账簿
填制会计凭证进行审核并试算平衡之后,最重要的工作就是登记会计账簿了。
1.会计账簿
会计账簿是会计连续、系统、全面地对经济业务进行分类核算的重要工具,有关会计与税务的法规对如何登记和使用账簿都有明确的要求。账簿是以会计凭证为依据,序时、分类地记录和反映各项经济业务的簿籍,它由具有一定格式,又相互联系的账页组成。
设置和登记会计账簿的主要作用如下:
● 通过账簿记录,既能对经济业务活动进行序时、分类的核算,又能提供各项总括和明细的核算资料。为改善企业经营管理、合理地使用资金提供有用的会计核算资料。
● 通过设置和登记账簿,可以为计算财务成果、编制会计报表提供依据。
● 通过设置账簿,利用账簿的核算资料,为开展财务分析和会计检查提供依据。
因此,所有企业,不论规模大小、业务多少,都必须设置账簿,认真做好记账工作。