第六章 具体业务的日常处理
● 单行录入方式
若在【现金日记账】界面中,没有选中【多行输入】命令,则单击“新增”按钮 ,系统显示如图6-73所示的【现金日记账-新增】对话框,其录入的内容与多行输入方式相同,但只能一笔一笔地输入。
图6-73 【现金日记账-新增】对话框
【注意】
在进行现金日记账录入的时候,因设置的科目比较多,如果不留意把一个科目的误录入到另一个科目中时,不需要删除后,重新到另一个科目中去增加。而只需要修改该条现金日记账记录,重新选择正确的科目和币别,单击【保存】后,即可将该条记录从原来的现金日记账科目下消除,保存到新的现金日记账科目下。
2.现金日记账的查询
在【现金日记账】界面中,单击工具栏上的“打开”按钮 ,系统弹出【现金日记账】对话框,设置查询的科目及币别、期间的查询方式、币别的显示范围以及其他选项,单击【确定(O)】按钮,即可在【现金日记账】界面中显示出符合条件的日记账记录。
若单击工具栏上的“过滤”按钮 ,则可打开【现金日记账 过滤】对话框,如图6-74所示。在【条件】标签卡中设置过滤条件,在【排序】标签卡中设置过滤条件的排列顺序,单击【确定】按钮,即可在【现金日记账】界面中显示出符合条件的日记账记录。该功能可对当前显示的内容进行过滤。
图6-74 设置过滤条件 图6-75 设置查找条件
用户也可以单击工具栏上的“查找”按钮 ,打开如图6-75所示的对话框,对符合一定条件的日记账记录进行查找。
【提示】
“打开”是一个主要功能,可以打开科目、币别、期间及一些选项。“过滤”是一个重要的辅助功能,是对已有内容的过滤,且可过滤一些特殊条件(如:大于10000元、不等于10000元等)。“查找”只是对符合条件的记录进行查找。
6.4.3 出纳报表查询
1.资金头寸表
资金头寸表用于查阅各个日期或期间的资金(现金和银行存款)余额。
在【现金管理】系统模块下单击【报表】子功能项,再双击“资金寸头表”明细功能项,系统打开【资金头寸表】窗口并显示【资金头寸表】对话框。
设置会计期间、币别显示方式,选取“显示禁用科目”、“显示明细科目”、“显示币别小计”、“显示总计”等复选框,单击【确定(O)】按钮即可进入【资金头寸表】窗口,如图6-76所示。
图6-76 【资金头寸表】窗口
【注意】
出纳报表的查询方式与现金日记账的查询方式相同,这里不再重复。
2.到期预警表
到期预警表主要是提供应收商业票据及应付商业票据到期预警的功能。
① 在【现金管理】系统模块下单击【报表】子功能项,再双击“到期预警表”明细功能项,系统打开【到期预警表】窗口并显示【到期预警表】对话框。
② 设置预警日期、选择核销情况、票据属性,并选取“显示票据类别小计”、“显示收款和付款合计”复选框。
③ 单击【确定(O)】按钮即可进入【到期预警表】窗口,如图6-77所示。
图6-77 【到期预警表】窗口
3.现金日报表
为了及时掌握货币资金的流动情况,企业的管理当局一般都要求财务部门每日提供现金、银行存款日报表。系统的现金部分提供了现金日报表,通过当日现金收支及账面余额的输出,不仅为企业现金的管理提供了方便,而且也为管理者及时了解和掌握本企业的资金状况和合理运用资金提供了参考数据。
在【现金】子功能模块下,双击“现金日报表”明细功能项,即可进入【现金日报表】窗口并显示【现金日报表】对话框。选择日报表的日期、币别显示方式等选项后,单击【确定(O)】按钮即可按设置条件生成现金日报表,如图6-78所示。
图6-78 现金日报表
6.4.4 输入银行对账单
银行对账单可以逐笔登记,也可以从外部直接引入文档,由银行出具的对账单均在此处进行管理。在【现金管理】系统模块下单击【银行存款】子功能项,然后双击“银行对账单”明细功能项,系统将打开【银行对账单】窗口并显示【银行对账单】对话框,如图6-79所示。
图6-79 银行对账单
该窗口与现金日记账管理一样,用户也可以进行引入银行对账单、通过单行输入方式或多行输入方式录入银行对账单、查询银行对账单、引出银行对账单等操作。
1.引入银行对账单
如果您能从银行取得对账单文档(要求必须转化成文本文件,即扩展名为TXT文件),可以通过下列设置直接引入对账单。
在【银行对账单】窗口中,执行【文件】菜单下的【定义引入方案】命令,打开【定义引入方案】对话框,如图6-80所示。
单击【新增方案(N)】按钮,在弹出的如图6-81所示的对话框中输入方案名称,单击【确定(O)】按钮,增加一个新的引入方案。
图6-80 设置引入方案选项 图6-81 输入方案名称
选取新增方案名称,单击【定义公式】按钮,则系统显示【定义引入公式】对话框,如图6-82所示。
单击【打开文件】按钮,选择从银行得到的对账单文件,此时,在“银行的银行对账单文件内容”预览框中将显示出所选文件包括的内容。双击需要引入的字段代码,如“F0”、“F1”,然后单击【预览引入结果】按钮,在“根据引入公式将引入的内容”预览框中将显示所选字段的内容。单击【确定(O)】按钮后,可以继续下一个字段的内容操作。依次对“日期”、“结算方式”、“结算号”、“摘要”、“借方金额”、“贷方金额”进行定义,这样,就完成了一个引入对账单的公式设定,形成了一个完整的方案。方案一经确定,就可长期使用。
如果用户不知道该如何定义引入公式,则可单击【公式定义示例】按钮,在显示的界面中查看引入公式定义示例,如图6-83所示。
图6-82 【定义引入公式】对话框 图6-83 引入公式定义示例
定义好引入方案后,单击工具栏上的“引入”按钮 ,打开【从文件引入银行对账单】对话框,如图6-84所示。
图6-84 引入银行对账单
① 单击【打开文件(O)】按钮,选择要引入的对账单文件。
② 单击【刷新计算结果(R)】按钮,此时在“计算结果”预览区中可浏览到将要引入的对账单数据。
③ 若用户不需要引入某一行数据,则可先选中它,然后单击【删除行(D)】按钮,即可将它从计算结果中删除。