第八章 报表编制与财务分析
【小技巧】
通常情况下,一个报表默认是一个表页,但是用户可以在同一个报表中增加多个表页,如一个资产负债表有12个会计期间,此时不需要设置12张报表,只需要设置一个报表,在这个报表中可以设置12个表页,每个表页表示一个会计期间,在账套的期间变化后,只需要执行【工具】菜单下的【公式取数参数】命令,在打开的对话框中设置相应的会计期间的值就可以计算不同表页的值了。
在【表页×编辑】选项区中,用户可以设置表页标识。表页标识即报表底部表页标签上的内容,例如“表页1”、“表页2”等等,这些都是系统的默认值。若在【表页标识(B):】文本框中输入说明文字,就可以让用户对该表页的内容一目了然。如将“表页1”更改为“2004年1期”,则表示该表页的报表内容是2004年第1会计期间的报表。由此实现对表页的快速查询,简化用户的操作。
此外,在【表页管理】对话框中,用户可以设置表页的关键字,也可以将表页锁定,避免在操作其他表页时误修改该表页中的数据。
6.定义斜线
若需要在报表的某个单元格中设置斜线,则可先选取该单元格,然后执行【格式(G)】→【定义斜线…】命令项,打开【××单元属性】对话框,选择【单元斜线】标签,对话框如图8-15所示。
图8-15 定义单元格斜线
用户可以选择斜线类型、内容排列方式以及斜线颜色、宽度,每个分区的名称等内容。单击【确定】按钮即可在所选单元格中添加上斜线。
8.2.3 编辑报表的内容和公式
1.多账套管理
执行【工具(T)】→【多账套管理】命令项可打开【设置多账套取数】对话框,单击【新增】按钮则显示【配置取数账套】对话框,用户可以设置账套配置名称、数据库类型、账套数据库、用户名及其密码等选项,如图8-16所示。
单击【确定(O)】按钮在【设置多账套取数】对话框中即可显示出所设置的取数账套。
图8-16 设置取数账套 图8-17 指定系统及账套数据库
【小技巧】
如果在“数据库类型”下拉列表框中选择“ACCESS账套”选项,则用户必须指定“系统数据库”和“账套数据库”的路径,如图8-17所示。
选择已经配置好的取数账套,单击【配置】按钮则可打开【配置取数账套】对话框对其中的相关选项进行修改。
单击【授权】按钮则可以在【设置多账套取数】对话框右侧显示出授权操作区域,如图8-18所示。只有已被授权的用户才可以使用已配置的账套信息,如果未被授权,则无法使用账套配置的信息。
图8-18 授权操作
设置多个取数账套后,执行【工具(T)】→【设置默认取数账套】命令项,可在打开的对话框中选择某个账套为默认取数账套,如图8-19所示。
图8-19 设置默认取数账套 图8-20 设置公式取数参数
2.设置公式取数函数
执行【工具(T)】→【公式取数参数】命令项,系统将弹出【设置公式取数参数】对话框,如图8-20所示。
● “缺省年度”及“开始期间”、“结束期间”选项:用于设置基于会计期间的公式(如账上取数acct)的缺省年度和缺省期间值,在这些公式设置时,如果未设置会计年度和会计期间值,则取数时系统自动采用此处设置的年度和期间进行取数。
● “开始日期”和“结束日期”选项:该设置是基于按日的取数函数ACCTEXT而言的,对其它的函数无效。如果设置ACCTEXT函数时,未设置开始日期和结束日期,则以此处设置为准进行取数。
● “报表打开时自动重算”复选框:选中此项,在每次打开报表时都会自动对报表进行计算。否则,打开报表时将显示最后一次计算后的结果。
【注意】
建议用户一般不要选择这个选项,否则每次打开报表时都会执行一遍报表计算,影响报表的打开时间。当然如果报表的数据是动态变化的,每次都需要看到最新的计算结果,此时应选择该选项。
● “数值转换”复选框:如果选取此项,则用户可以设置数值转换时的运算符(乘或除)、转换系数、计算结果保留的小数位数等选项。
【小技巧】
数值转换的作用在于可以将报表的数据进行一个转换,如报表的数据计算出来单位为元,需要转换为以万元为单位,则可以通过数值转换的功能中除的转换运算来实现。另外一种运用就是可以设置报表币别的转换,如要将美元的报表转换为人民币的报表,则可以将转换系数设置为汇率进行相乘的运算。
3.转换旧版本公式
如果账套的版本不同,则公式的科目表现方式也不同,这时只需执行【视图(V)】→【显示公式(F)】命令项将报表的显示状态转变为公式状态,再执行【工具(T)】→【转换旧版本公式(F)…】命令项打开【转换科目代码】对话框,设置会计科目各个级数的代码长度,如图8-21所示。
图8-21 会计科目级数设定 图8-22 【批量填充】对话框
单击【确定】按钮,系统将自动完成公式新旧版本的转换过程,将以前的“<102>.C@2”之类的公式转换为标准的“ACCT()”函数。
4.批量填充
金蝶报表提供了批量填充功能,用于进行报表的快速编制。批量填充可减少用户单个公式定义的重复性工作量,用于有规律的公式的定义,如编制部门分析报表,采购日报等按核算项目类别编制报表的快速向导定义。
执行【工具(T)】→【批量填充…】命令项,则打开【批量填充】对话框,如图8-22所示。在“取数公式”下拉列表框中有ACCT(账务按期间取数函数)、ACCTCASH(账务按日取数函数)、ACCTGROUP(从集团账套中取数函数)三个公式。选择不同的公式,则设置的选项也有所不同,但都大同小异。
在【批量填充】对话框中单击【SQL查询】按钮,则显示SQL查询对话框,如图8-23所示。用户可以在“SQL查询语句”列表框中输入SQL语句,然后设置“起始位置”和填充方式,单击【执行查询(E)】按钮即可在“查询结果”列表框中显示出查询的结果。
图8-23 设置SQL查询选项
在【批量填充】对话框中单击【预算定义】按钮,则显示【批量填充—预算管理取数公式(MGACCT)】对话框,如图8-24所示。其设置方法与ACCT函数的设置方法基本相同。
图8-24 预算管理取数公式的使用
使用预算管理取数公式进行报表的批量填充实现了对以预算数据进行自定义的报表的快速定义,可以方便地定义各种与预算数据有关的报表。