第五章 如何进行日常账务处理
图5-7 【凭证摘要库】对话框
在需要的摘要条目上双击即可将它添加到记账凭证的摘要栏目中。如果摘要库中没有所需的摘要,则可选择【编辑】标签卡,单击“新增”按钮 ,输入摘要的“类别”、“代码”、“名称”等内容,单击“保存”按钮 将所设置的凭证摘要保存到系统中。
如果在输入摘要类别时,单击其右侧的 按钮,则弹出【摘要类别】对话框,如图5-8所示。从中选择已经存在的摘要类别或单击【编辑】标签卡,再单击“新增”按钮 ,输入摘要名称,并单击“保存”按钮 即可。
在“科目”栏中双击,则可打开【会计科目】窗口,从中选择自己需要的科目,然后在“借方”或“贷方”栏中输入具体的金额。
【提示】
如果所选科目中有银行科目,则需要用户在“结算方式”下拉列表框中选择已经设置好的结算方式,并在“结算号”文本框中输入银行结算单据号码。如果会计科目中选择了下设数量金额核算,系统会要求输入数量和单价,并会检验数量单价的乘积是否与原币金额相等,如不相等,则给出提示。
图5-8 增加摘要类别
对于往来核算业务的凭证,录入凭证时可直接手工输入往来业务编号,也可在往来业务处单击,按F7调出往来信息后,直接选择带入业务编号,如图5-9所示。单击工具栏上的【保存】按钮,则系统检查凭证借贷是否平衡,若不平衡则给出提示拒绝保存。
图5-9 输入核算项目
【注意】
在【会计分录序时簿】窗口中,用户也可以单击工具栏上的“新增”按钮 ,打开【记账凭证-新增】窗口,录入新的凭证。
2.凭证录入选项设置
在凭证录入窗口中执行【查看】→【选项】命令项,可打开【凭证录入选项】对话框,如图5-10所示。
选取“单价不随金额计算”复选框,则在单价、数量和金额已经存在时,改变金额(包括原币和本位币),单价将不随金额的改变而改变。如果此时:单价×数量≠金额,则在保存时给出提示,由用户自己决定是否需要手工调整。
3.凭证的修改
在直接双击“凭证录入”明细功能项进入【记账凭证】的窗口中,用户不能修改和删除凭证。只有在【会计分录序时簿】窗口中,单击工具栏上的“修改”按钮 ,进入【记账凭证-修改】窗口,然后转到需要修改的凭证,才能进行凭证修改操作。
图5-10 设置凭证录入选项
4.凭证的删除
在【会计分录序时簿】窗口中,如果要删除某张凭证,可先选中,然后单击工具栏上的“删除”按钮 ,在显示的提示信息框中单击【是(Y)】按钮即可。
5.3.2 凭证的审核、汇总与查询
凭证的审核、汇总与查询操作也都是在【会计分录序时簿】窗口中进行的。
1.凭证查询
选择总账系统模块后,在子功能列表中选择【凭证处理】项,再在明细功能列表中双击“凭证查询”项,可进入【会计分录序时簿】窗口,同时弹出【会计分录序时簿过滤】对话框,如图5-11所示。
图5-11 【会计分录序时簿】窗口
在显示的对话框中选择【条件】标签卡之后可以设置凭证查询的相关条件。如果用户需要删除某一行过滤条件,可用鼠标右键单击,在弹出的快捷菜单中选取“删除行”命令即可。
如果用户需要将过滤条件进行排序,可选择【排序】标签卡,选择需要进行排序的字段,单击 按钮,添加到“排序字段”列表框中,如图5-12所示。同时,用户还可以单击 或 按钮调整排序字段的先后顺序。
图5-12 设置排序字段 图5-13 设置过滤方式
选取【方式】标签卡,用户可以设置凭证过滤的方式,如图5-13所示为选择“按凭证过滤”单选项时的对话框。如果选择“按分录过滤”单选项,则没有“凭证过滤”选项区。
设置完毕后,用户还可以单击【另存为】按钮,将设置的方案保存下来,以后需要时,在“设置方案”列表框中选择即可。单击【确定】按钮即可在【会计分录序时簿】窗口中显示出所有符合过滤条件的凭证,如图5-14所示。
图5-14 查找到的凭证
2.审核凭证
如果要审核某张凭证,可先在【会计分录序时簿】窗口中选,然后单击工具栏上的“审核”按钮 ,进入凭证审核窗口,再次单击“审核”按钮 ,在凭证下方的审核人处即可显示出当前操作员的名字。如果再次单击工具栏上的“审核”按钮 ,则可取消凭证审核(即反审核)。
【注意】
凭证审核与制单不能是同一人,而且要有审核权限。反审核必须与审核是同一人,否则不能反审核。
执行【编辑】→【成批审核】命令项后弹出【成批审核凭证】对话框,如图5-15所示。在此用户可以成批地审核凭证或反审核凭证。
图5-15 成批审核凭证
在审核凭证时发现凭证有错则审核不通过。在凭证上提供了一个文本编辑框-批注录入框,可以在批注录入框中注明凭证出错的地方以便凭证制单人修改。凭证修改后批注内容自动清空,凭证就可以审核通过。如果经过再次检查,凭证仍有错,重复以上操作即可。
【小技巧】
如果未经审核的凭证数量很多,为明确哪张凭证是已经审核但未通过的,会计分录序时薄中提供了“批注”的过滤条件,方便查找到此类标记为“有”或“无”的凭证,以作进一步的修改。
【注意】
具有审核权限的用户才能录入批注。录入批注后,表明凭证有错,此时不允许审核,除非清空批注或凭证完成修改并保存后才能继续进行审核。
3.双敲审核
双敲审核主要是为了满足金融、证券等一些特殊行业的需要,通过对凭证进行二次录入的操作,达到系统自动审核凭证的目的。
① 在总账系统模块中,选择子功能列表中的“凭证处理”项,然后双击明细功能列表中的“双敲审核”项,系统将打开【双敲审核】窗口。
② 选择“凭证字”和“凭证号”后,进行凭证的录入.
③ 录入完毕后,单击“审核”按钮 ,如果录入的凭证在凭证序时簿中有科目、核算项目、借贷金额都相同的凭证,则审核完毕,继续进行下一张凭证的录入。
【注意】
进行“双敲审核”操作时也应遵循审核人和制单人不为同一人的原则。
4.核准凭证
凭证核准是在审核的基础上增加会计主管核准的功能,对于已结账的凭证,不允许使用该功能。
核准凭证时,可在【会计分录序时簿】窗口中选择已审核过的凭证,然后单击工具栏上的“核准”按钮 ,进入记账凭证核准窗口,再单击工具栏上的“核准”按钮 ,在核准人处即可显示当前操作员的名字,如图5-16所示。再次单击“核准”按钮 则可反核准。