第五章 如何进行日常账务处理
图5-22 指定文件保存路径 图5-23 设置引入凭证的范围
② 单击【下一步(N)>】按钮,设置引入凭证的范围,如图5-23所示。
图5-24 选择引入时错误处理方式 图5-25 引入标准凭证
③ 单击【下一步(N)>】按钮,用户需要选择在凭证引入过程中,若凭证有错误时的处理方式,如图5-24所示。
④ 单击【下一步(N)>】按钮之后,在显示的对话框中,单击【检查凭证错误】按钮可检查引入凭证是否有错误。单击【开始引入】按钮则可将标准凭证引入到总账系统中,如图5-25所示。标准凭证的引出操作与引入操作相似,如图5-26所示。
图5-26 标准凭证的引出
5.4 过账
凭证过账就是系统将已录入的记账凭证根据其会计科目登记到相关的明细账簿中的过程。经过记账的凭证以后将不再允许修改,只能采取补充凭证或红字冲销凭证的方式进行更正。因此,在过账前应该对记账凭证的内容仔细审核,系统只能检验记账凭证中的数据关系错误,而无法检查业务逻辑关系(这其中的内容只能由会计人员自己检查)。
在总账系统模块中,选择子功能列表中的【凭证处理】项,然后双击明细功能列表中的“凭证过账”项,即可弹出如图5-27所示的【凭证过账】对话框,设置各种选项,单击【开始过账(D)】按钮,系统进入过账过程。
在过账过程中,系统要对所有的记账凭证数据关系进行检查,一旦发现错误,系统会给出错误提示信息,并中止过账,更正错误之后才能重新进行过账操作。
【小技巧】
在【凭证过账】对话框中,单击【断号检查】按钮则系统对凭证号进行检查,并报出断号检查情况。
如果确实需要修改已经过账的凭证,或因其它原因需要反过账时,用户可以在【会计分录序时簿】窗口中,执行【编辑】→【反过账】命令项,将所选的凭证进行反过账操作。用户还可以执行【编辑】→【全部反过账】命令项,将所有已过账的凭证进行反过账操作。
图5-27 设置凭证过账选项
5.5 账簿管理
只要所录入的凭证经过过账,用户就可以在此功能中迅速地查询到总分类账、明细分类账、多栏账、核算项目分类总账、数量金额总账、数量金额明细账中的有关数据资料及各类账簿的有关本位币、各种外币以及综合本位币的发生额和余额等数据。
5.5.1 对总分类账进行管理
在总账系统模块中,选择【账簿】子功能项,然后双击明细功能列表中的【总分类账】项,系统则打开【总分类账】窗口并显示【过滤条件】对话框,如图5-28所示。
用户在此对话框中可以设置会计期间范围、科目范围、币别等选项。同时还可以决定是否选取“无发生额不显示”、“包括未过账凭证”、“显示核算项目所有级次”、“余额为零且无发生额不显示”、“显示核算项目明细”、“显示禁用科目”等复选框。
单击【确定】按钮即可进入【总分类账】窗口,如图5-29所示。
图5-28 设置过滤条件 图5-29 【总分类账】窗口
【提示】
在这里如果选择本位币,则输出的总分类账只是本位币的原币发生额,它不包括外币折合的本位币数额。例如:假设记账本位币为“美元”,如果在币别栏中选择了“美元”,则在输出账簿时只输出有关美元的发生额,并不包括其他货币的发生额。而综合本位币则是所有币别折合为本位币的合计数。如果有时出现总账中查询的数值与试算平衡中查询科目的数值不一致时,可以查看一下选择的是否是综合本位币。
本期未结账时,可以查询本期以后期间的数据,但暂时不提供实时计算期初余额的功能。本期未结账,按单个期间查询本期以后的总分类账,期初余额为零,包括未过账凭证时,本期发生额取所选期间发生的借贷方数据。
若包含当期的跨期查询,期初余额为当期的期初数(即上期的期末数),如当期为启用期间,则为初始余额中录入的数据。如未包含当期的跨期查询,期初余额为0。
1.一体化查询
若用户需要查看其他总分类账,可单击工具栏上的“过滤”按钮 ,重新设置过滤条件,然后生成一个新的总分类账。
总账系统提供了十分强有力的账证表一体化查询功能。将光标定位于要查询的总账科目上,然后单击工具栏中的“明细账”按钮 ,即可调出相应的明细账窗口,可进行明细账的查询,在明细账中双击鼠标,可以查询到相应的记账凭证,从而实现凭证──账务数据的一体化查询。
2.页面设置
执行【查看】→【页面设置】命令项,可打开【页面设置】对话框,如图5-30所示。
图5-30 【页面设置】对话框
此外,还可以设置总分类账表中各种显示颜色以及设置账表的行高数值等选项。若单击【页面设置】按钮,则可打开【页面选项】对话框,如图5-31所示。
在【显示】标签卡中,用户可以设置所选字段列的列宽。如某个字段列相应的“显示”列中有红色的“√”标记,表示该字段在总分类账窗口中显示。如在“锁定”列中也显示有红色的“√”标记,则表示该字段列不能改变其列宽及相对位置。在“列对齐”中用户可以设置相应字段列的对齐方式。
5.5.2 对明细账进行管理
1.明细分类账
查询各科目的明细分类账账务数据时,可以输出现金日记账,银行存款日记账和其它各科目的三栏式明细账的账务明细数据。在明细分类账查询功能中,还可以按照各种币别输出其中某一币别的明细账。同时系统还提供了按非明细科目输出明细分类账的功能。
图5-31 设置页面选项 图5-32 设置过滤条件
在总账系统模块中,选择【账簿】子功能项,然后双击明细功能列表中的“明细分类账”项,系统则打开【明细分类账】窗口并显示【过滤条件】对话框,如图5-32所示。在“方案”列表中可以选择已经设置好的过滤条件,然后单击【确定】按钮进入明细分类账窗口,如图5-33所示。
图5-33 明细分类账
单击工具栏上的【第一】、【上一】、【下一】、【最后】等按钮,可以按科目浏览明细分类账。选取某一个凭证,单击工具栏上的“凭证”按钮 ,可查看该凭证的具体内容。此外,也可以对明细分类账进行打印设置并打印输出。其操作方法与总分类账相似,不再赘述。
2.多栏式明细账
多栏式明细账的设置是为了满足财会日常工作的需要,方便对明细科目的综合查询。