第五章 如何进行日常账务处理
【注意】
核准与反核准必须是同一人,否则不能反核准。凭证核若准处于已审核、已核准状态,需要反审核凭证,必需先反核准。核准不是必须的流程,系统参数可提供选择:凭证过账前必需核准,则凭证在过账前必需检测,没有核准的凭证不允许过账。
如果登录的用户具有出纳权限,那么他就可以复核凭证,单击工具栏中的“复核”按钮 ,在出纳人处显示操作员的名字,完成复核操作。
图5-16 审核与核准凭证
5.冲销凭证
对于已经过账的凭证,发现它不符合企业的财务规则,可以执行【编辑】→【冲销】命令项,系统会自动在当前的会计期间生成一张与选定凭证一样的红字冲销凭证。
在总账系统模块中,选择子功能列表中的【凭证处理】项,然后双击明细功能列表中的“凭证汇总”项,即可进入凭证汇总表窗口并显示如图5-16所示的【过滤条件】对话框。
图5-16 设置过滤条件 图5-17 凭证汇总表
用户可以设置凭证汇总的日期范围及科目范围、币别、凭证范围等选项。如果取消“包含所有凭证字号”复选框,则显示“选择凭证字范围”选项区,用户可以设置进行汇总的凭证字范围。
单击【确定】按钮即可在【凭证汇总表】窗口中显示出凭证汇总结果,如图5-17所示。
5.3.3 凭证的检查、输出与管理
1.查看凭证
如果在【会计分录序时簿】窗口中双击某张凭证,可以打开该凭证,用户可以查看其中的具体内容,但不能修改。
2.查找凭证
如果在【会计分录序时簿】窗口中,单击工具栏上的“查找”按钮 ,打开【会计分录序时簿查找】对话框,设置查询条件,最后单击【确定】按钮,即可在【会计分录序时簿】窗口中显示出符合条件的凭证。
3.复制凭证
在【会计分录序时簿】窗口中选取需要复制的凭证,执行【编辑】→【复制】命令,系统将生成和原有凭证相同的凭证。这样可以减少操作员的工作量,提高工作效率。
【提示】
如果在【凭证录入选项】对话框中选择了“新增凭证时取系统日期”复选框,则业务期间为当前系统日期所在的期间,否则业务期间为当前账套所在期间。
4.凭证页面设置
为了更加方便用户操作,满足其使用习惯,提高工作效率,金蝶K/3在【记账凭证】窗口中还提供了凭证页面的设置功能。
在凭证录入窗口中,单击【查看】→【页面设置】命令项,即可打开【凭证页面设置】对话框,如图5-18所示。
图5-18 设置凭证显示页面
其中包含了“凭证”、“分录”、“尺寸”、“选项”、“字体”、“颜色”等标签卡,选取某个标签卡,则可设置其中的相关选项。当所有选项设置完毕后,为了便于以后使用,用户可以在“设置方案”文本框中输入一个方案,然后单击【另存为】按钮将本次设置保存到磁盘中。当更改操作员时,用户可以在该对话框中选取自己保存的设置方案,单击【确定】按钮即可。
5.凭证跳转
如果需要在【记账凭证】窗口中修改某张没有审核的凭证,可单击工具栏上的“跳转”按钮 ,打开【凭证跳转到…】对话框,如图5-19所示。
在“查询名称”下拉列表框中选择适当的字段名称,然后在“包含参数”文本框中输入该字段包含的内容。如果需要,用户还可以选取“未过账”和“当前期”复选框,单击【查询>>】按钮,即可将符合条件的凭证显示在右侧的列表框中。
【小技巧】
为了更准确、更迅速地查找到所需的凭证,用户可以选取“高级”复选框,然后在其下方选项区中设置过滤条件进行查询。
图5-19 设置凭证查询信息
在符合条件的凭证列表中,选取某一个凭证,单击【跳转】按钮即可在凭证录入窗口中显示该凭证内容。如果用户需要修改该凭证中的某些内容,只要在相应位置单击,然后输入新的内容即可。
6.打印凭证
在【记账凭证】窗口中,录入的记账凭证经过保存后,如果需要可以将它打印出来。执行【文件】→【打印设置】命令项即可调出【打印设置】对话框,选择打印机,设置纸张大小、打印方向等选项。
执行【文件】→【打印预览】命令项,可进入打印预览窗口浏览打印效果。如果选择了【文件】→【使用套打】命令项,则凭证以套打格式显示,如图5-20所示。
图5-20 预览打印效果 图5-21 设置汇总打印选项
如果预览效果满意,可直接单击预览窗口上方的 按钮或在【记账凭证】窗口中执行【文件】→【打印】命令项,即可开始打印。
如果一张凭证存在大量的明细科目分录,为了节省纸张及提高打印的速度,用户可以执行【文件】→【汇总打印】命令项,打开【汇总打印】对话框,如图5-21所示。
用户可以对需要汇总科目的级次进行选择。如选择了汇总科目级次为1级,则将一级科目下相同的分录合并为一条分录打印;若选取了“汇总显示相同核算项目”复选框,则在汇总科目的基础上还要考虑核算项目是否相同,只有科目相同且核算项目相同时才汇总;若选取了“按借贷方向分别汇总”复选框,则在进行凭证汇总时,按借贷方分别汇总,也就是说如果借方与贷方有相同的科目,不进行汇总,只汇总同一方向相同的科目;若选取了“汇总金额为零不显示”复选框,则系统根据汇总结果,当某一科目借方或贷方汇总金额为零时,该科目在打印预览时不显示;若选取了“预览”复选框,则可进行汇总凭证的打印预览。
7.模式凭证
为了方便用户重复录入,系统提供了模式凭证功能,它可以保存为常用凭证,然后在录入凭证时调用。
在总账系统模块中,选择子功能列表中的【凭证处理】项,然后双击明细功能列表中的“模式凭证”项,即可进入模式凭证功能模块,打开【模式凭证】对话框,用户可以设置自己需要的模式凭证。
【小技巧】
如果要调入自己设置的模式凭证,可在凭证录入窗口中执行【文件】→【调入模式凭证】命令项,打开【模式凭证】对话框,选择需要的模式凭证,单击【确定】按钮即可。
8.标准凭证引入与引出
标准格式凭证是总账系统之外的一个数据文件,它可以由其它系统生成,作为总账系统与其他系统传递数据的接口,具体操作步骤如下:
① 在总账系统模块中,选择子功能列表中的【凭证处理】项,然后双击明细功能列表中的“标准凭证引入”项,则系统打开【引入标准凭证】向导,单击【下一步(N)>】按钮,用户需要指定凭证库或格式文件的保存路径,如图5-22所示。