第一章 会计信息系统概述
随着经济全球化发展,企事业单位要面向国内国际两个市场,而且国际市场的影响越来越大,国际互联网的开通为国际经济信息的采集和传输提供了极大的方便。市场经济的发展使得影响经济变化的因素越来越复杂,预测、控制和分析、决策的难度越来越大,除了要不断提高工作人员的信息处理水平和加大数据量的采集和运用外,还要逐步实现信息系统的智能化。
(4)信息系统向国际化和本地化发展
随着经济全球化和国际一体化的发展,各个国家间交往日益频繁,相互依存关系也在不断加强,经济信息处理需要执行国际标准,但同时还必须作本地化的工作。
我们国家的经济体制是社会主义市场经济,以公有制为主体,国家根据单位内部管理上的需求,制定了一系列的规章、制度、条例,对信息管理、数据计算方法和数据修理流程等方面提出了一些与其他国家不完全相同的要求。因此企事业单位在运用国际先进技术的同时,与我国具体情况紧密结合,才是会计信息系统发展的新途径。
(5)财务软件的开发和财务软件的应用逐步走向分工,形成独立的职能
计算机在财务应用初期,多采用专用软件,自开发、自使用,开发与应用结合在一起。1988年以后,发展通用化、商品化软件,一批专门开发与销售财务软件的专业公司应运而生,开发与应用分离。
随着“管理型”财务软件的发展,系统规模加大,功能要求增多,系统设计的内容复杂,设计难度加大,要求设计人员所具备的专业知识和技能不断提高,开发出的软件易学易用、操作简便,即插即用,所见即所得,但相对于应用人员来说却要求有更多的专业知识与技能对数据进行分析和利用。开发与应用二者要求侧重点不同,逐步分工形成各自独立的工作职能。
(6)设计难度不断加大,升级的节奏不断加快,对软件专业公司提出了更高的要求
随着“管理型”财务软件的发展,软件开发设计难度不断加大,与此同时,随着计算机技术的飞速发展和新的经济管理制度的频频出台,财务软件的更新节奏也要求加快。
有时一代产品刚开发完,就需要立即组织力量按新的技术条件和新的管理制度要求开发更新的产品。因此,一方面要扩大开发设计人员队伍,加强开发设计力量,投入必要的开发资金;另一方面要选用先进的开发方法,以缩短开发周期,减少开发投资,加快软件的更新换代。软件行业与其它行业一样,只有实力雄厚的大型公司才能立于不败之地,这是为财务软件发展客观要求所决定的。
总而言之,随着计算机技术的发展,会计信息系统将向着大而全的方向发展,而且在企事业单位所占的地位也将越来越重要。
1.3 会计信息系统的工作原理
会计信息系统的基础是会计核算,它是收集原始数据的重要的功能模块。为了让读者能够循序渐进,逐步了解会计信息系统的相关知识,在本节中先简单地介绍一下会计信息系统的工作原理。
1.3.1 业务初始
在使用会计信息系统处理会计业务前,使用单位应首先完成以下初始工作:
(1)根据本单位会计核算的要求确定核算环境,如凭证类型、记账本位币、科目级数、科目代码长度、会计核算期间等。
(2)确定和建立会计科目核算属性库,包括会计科目代码、名称、类型等。
(3)确定和建立会计核算所需要的其他相关项目的代码及属性,如客户、供应商、部门、个人等。
(4)整理相关数据,建立各类账簿的初始数据,即电子账簿的启用余额等。
1.3.2 凭证填制与录入
原始凭证不能直接输入计算机的,由日常核算人员根据原始凭证填制记账凭证,记账凭证除填写标准汉语会计科目名称外,还需要注明科目编码(明细科目尽可能详细,必须是已有编码的科目),填写凭证摘要应使用规范化词组。
填写完毕的记账凭证由操作人员及时输入计算机,录入人员签字,然后由审核人员对凭证进行审核,若通过,审核人员签字,否则进行修改,并要再次审核。特别要注意的是,由于内部牵制制度的要求,审核人员与录入人员不能是同一个人。
1.3.3 记账
凭证输入完毕通过审核后,应及时选用记账功能记入各类账簿(包括总分类账、明细分类账、日记账以及其他账簿)。日记账每天打印,其他账簿可满页打印,但每月必须打印一次。如有需要,可打印科目余额表和有关日报表,打印完毕的日报余额表和明细账都要加盖操作员姓名印章,再加盖会计主管等有关人员审核印章后生效。总账年终打印一次,平时可打印总账本期发生额对照表。打印完毕的账页要加盖操作员印章,装订后加盖会计主管等有关人员审核印章后生效。
1.3.4 会计报表
会计报表一般通过财务软件提供的通用报表系统生成。经过会计报表格式设计,建立生成会计报表内数据的各类计算公式,而会计报表的数据绝大部分来源于会计账本库,期末由计算机自动取数并计算,形成当期的会计报表。打印完毕的报表加盖操作员印章,再加盖会计主管等有关人员的审核印章后生效。
1.3.5 日常维护
在软件的使用过程中,维护工作是十分重要的,只有对软件进行正常的维护,才能使其适应各类情况的变化。以账务处理为例,其主要的维护工作有:
(1)当科目发生变化时,使用有关调整功能修改科目库;
(2)当业务处理原理、项目、方法及结构固定的数据库(如凭证库等)发生变化时,应由主程序维护人员负责修改,并由会计主管和操作员审核通过。
1.4 会计信息系统与ERP
会计信息系统是ERP的基础,也是ERP的核心内容。为了解释这个问题,下面就简单介绍一下二者的关系。
1998年,在我国会计信息系统向管理型会计信息系统发展的同时,国内部分具有一定规模和实力的财务软件开发商开始进军企业管理软件领域,如金蝶国际软件集团、用友软件股份有限公司等。企业管理软件的开发与应用主要是面向大、中型企业的全面管理,ERP就是这种全面管理的一种解决方案。
ERP是英文Enterprise Resource Planning的简称,中文含义为“企业资源规划”。它是由物料需求计划(Manufacturing Resource Planning,简称MRP)、制造资源计划(MRP Ⅱ)发展而来的,三者都以计划为主线,但MRP和MRP Ⅱ的管理核心是物料,而ERP的管理核心是财务管理。所以作为ERP的一个子系统,会计信息系统的重要作用和地位是显而易见的。