第四章 如何录入初始会计资料
● 单击工具栏上的“客户”按钮 ,用户可以在左侧窗口中选择客户名称,然后在右侧窗口中查看该客户的信用资料。
● 单击工具栏上的“职员”按钮 ,则可查看所选职员的信用资料。
● 单击工具栏上的“清除”按钮 ,可将所选对象的信用资料清除。
② 如果增加某个客户或职员的信用资料,可先选取该客户或职员,然后单击工具栏上的“管理”按钮 ,打开【信用管理】窗口,如图4-69所示。
图4-68 信用管理窗口
● 用户可以在“信用级次”和“信用额度”栏中手工输入信用级次和最大欠款金额。在“币别”栏中选择币种。
图4-69 【信用管理】窗口 图4-70 选项设置
● 在“信用期限”选项区中设置该客户(职员)欠款的最长时间段和相应的折扣。
● 在“产品”选项区中设置该客户(职员)对每种产品最大赊销数量,其总数量直接反应到“信用数量”栏中。
③ 在信用资料管理窗口中,执行【工具】→【选项】命令项,则显示【选项设置】对话框,如图4-70所示。
● 如果信用管理对象只限于客户,则可在“信用管理对象”选项区中选取“客户”复选框。
● 在“信用控制强度”选项区中的选项是针对日常业务中超过信用标准的情形以何方式予以控制而言,共分四个级别。
● 在“信用管理范围”选项区中,用户可以对“销售订单”、“销售发票”、“销售出库单”、“销售合同”等的信用标准进行选择。
【提示】
销售发票包括:(1)销售管理系统的销售发票;(2)应收款系统的发票;(3)应收款系统的其它应收单。
④ 在信用管理窗口中,执行【工具】→【公式】命令项即可打开【信用公式设置】对话框,如图4-71所示。可以对信用额度、信用数量、信用期限通过公式进行设置。
图4-71 设置信用公式 图4-72 价格管理
⑤ 所有选项都设置完毕后,在录入销售订单或销售发票或出库单(包括委托代销出库单和分期收款出库单)或销售合同时,系统将根据用户设置的控制点(金额控制、期限控制、数量控制)、信用参数(信用额度、信用期限、信用数量)和控制方式在保存销售订单或销售发票或出库单(包括委托代销出库单和分期收款出库单)或销售合同时,自动检测客户或业务员的应收账款余额、应收账款期限或商品的应收数量是否大于相应的额度,如大于则根据信用选项处设置的控制方式给予用户相应的提示和处理。
4)价格管理
在【系统设置】标签卡中单击【基础资料】系统功能项,再单击【应收款管理】子功能项,双击“价格资料”明细功能项,系统将显示【系统基本资料(客户价格管理)】窗口,如图4-72所示。用户可以在此通过“客户”或“物料”来查看有关产品价格信息。
● 新增价格信息
在左侧窗口中选取需要设置价格信息的客户或物料名称,单击工具栏上的“新增”按钮 即可打开【客户价格信息】对话框,如图4-73所示。
图4-73 设置客户价格信息
在【销货信息】标签卡中,用户需要输入“客户代码”、“销售量”范围、“报价”、“销货提前期”、“生效日期”、“失效日期”、“备注”等信息。
在【参数设置】标签卡中,用户可以选取“新增数据刷新界面”、“提示错误”、“显示帮助信息”、“退出时立即刷新”等复选框。
● 限价
如果要对某些客户进行限价销售,可单击工具栏上的“限价”按钮 打开【销售最低限价】对话框,对所有客户或某一客户进行限价设置,如图4-74所示。
● 价格审核
当所输入的价格信息无误后,可单击工具栏上的“审核”按钮 完成该条价格信息记录的审核工作。价格信息审核后,将不能修改或删除。
【小技巧】
如果需要对已审核过的价格信息进行修改或删除,可选取该条记录,然后单击工具栏上的“反审核”按钮 ,取消该条记录的审核。
● 排序
如果某项产品相关的价格信息较多,为了查看方便,可按一定的方式进行排序。单击工具栏上的“排序”按钮 即可打开【排序】对话框,如图4-75所示,设置排序的字段及排序方式,单击【确定(Y)】按钮即可。
此外,用户还可以通过“搜索”、“过滤”、“查找”等方式查找需要的价格信息。
● 显示/隐藏列
为了方便用户的操作,用户可以执行【视图】→【显示/隐藏列】命令项,打开【显示/隐藏列】对话框,如图4-76所示。如果不需要显示某些列,可将其前方格内的“√”标记取消,单击【应用(A)】或【确定(O)】按钮即可。
图4-74 设置销售最低价 图4-75 设置排序条件 图4-76 设置显示或隐藏的列
5)折扣管理
在【系统设置】标签卡中单击【基础资料】系统功能项,再单击【应收款管理】子功能项,双击“折扣资料”明细功能项,系统将显示【折扣资料】窗口,如图4-77所示。
单击工具栏上的“新增”按钮 即可打开【新增项目】对话框,如图4-78所示。用户可以在“物料代码”栏中单击,然后按F7快捷键打开核算项目窗口,选择相应的物料。在“应用范围下界”和“应用范围上界”栏中输入相应的额度。
最后设置“折扣类型”和“折扣数值”以及“生效日期”和“失效日期”等项目。
图4-77 设置折扣信息 图4-78 增加折扣信息
【提示】
折扣资料与价格资料的操作方法相同,都可以进行审核、反审核、搜索、排序、过滤、查找、设置显示的字段等操作,且操作方法也基本相同。
(3)系统初始化
应收款管理系统初始化时需要准备的资料主要有:客户资料、存货资料、部门资料、职员资料。此处的职员主要是指往来核算的经办人或业务员等。这项功能用于统计业务员的销售业绩,不建议用来统计职员的个人借款。
1)应收账款的录入
在【系统设置】标签卡中单击【初始化】系统功能项,再单击【应收款管理】子功能项,双击“初始数据录入-应收账款”明细功能项,系统将打开【期初余额录入】窗口并显示【过滤条件】对话框,如图4-79所示。
① 在“核算项目类别”下拉列表中选择核算项目;在“核算项目代码”中输入核算项目代码;在“部门代码”中输入部门;在“业务员代码”中输入业务员名称,然后选择“币别”,及排序方式、单据金额等选项。用户还可以选取“只显示科目为空的单据”复选框。