第四章 如何录入初始会计资料
图4-43 录入一般会计科目初始余额
在“币别”下拉列表框中选择“人民币”,然后在每个科目的“原币”栏中输入该科目的期初余额即可。
【注意】
在该界面中系统以不同的颜色来标识不同的数据。白色区域表示可以直接录入账务数据资料,它们是最明细级普通科目的账务数据;黄色区域表示为非最明细科目的账务数据,这里的数据是系统根据最明细级科目的账务数据或核算项目数据自动汇总计算出来的;绿色区域为系统预设或文本状态,此处的数据不能直接输入。
【提示】
在初始数据录入窗口最左侧显示的数字按钮1、2表示科目的级次,选择不同的数字,可以录入不同级次科目的初始数据。
如果单击工具栏上的“过滤”按钮 ,系统则显示【过滤条件】对话框,如图4-44所示。用户可以设置相应的选项,使初始数据录入窗口中显示所需要的科目,从而方便自己的操作。
【小技巧】
系统中账套数据的年初余额将根据以下的公式自动计算得出:
借方年初余额=期初余额+本年累计贷方发生额-本年累计借方发生额
贷方年初余额=期初余额+本年累计借方发生额-本年累计贷方发生额
图4-44 【过滤条件】对话框
4.4.2 外币期初余额的录入
如果运行计算机会计信息系统的单位有外币核算业务,则还需要录入相应外币的期初余额。其具体操作方法如下:
在金蝶K/3系统的主控台界面中,选择【系统设置】标签,单击【初始化】系统功能项,再单击【总账】子功能项,双击“初始数据录入”明细功能项,打开【初始余额录入】界面,然后在“币别”下拉列表框中选择需要录入初始余额的外币,此时的【初始余额录入】界面如图4-45所示。
图4-45 录入外币初始余额
在“原币”栏中输入相应科目的外币初始余额;在“本位币”栏中输入相应科目的人民币初始余额。
4.4.3 数量核算数据的录入
在【初始余额录入】窗口的“核算项目”栏中,若有一个“√”标记,则表示该科目具有核算项目。单击“√”,则弹出核算项目初始余额录入对话框,如图4-46所示。
在某个核算项目列的空白行中单击鼠标左键,然后再用鼠标单击该列右侧显示的 按钮,则系统自动打开相应的核算项目窗口,从中选取自己需要的数据。在“业务发生时间”列中单击,然后再单击其右侧的下拉按钮 ,系统则显示一个日历,用户可以从中选择业务发生的日期,如图4-47所示。
图4-46 录入核算项目初始数据 图4-47 日历
录入完一笔之后,单击【插入(I)】按钮,则增加一个空白行。单击【关闭(C)】按钮即可返回初始数据录入窗口。
4.4.4 固定资产期初余额的录入
固定资产的期初余额录入就是录入固定资产初始卡片,并将录入的期初数据导入到总账系统中。
1.新增卡片
在结束初始化以前,用户还必须建立初始化卡片,其操作方法是:
① 在【财务会计】标签卡中单击【固定资产管理】系统功能项,再单击【业务处理】子功能项,双击“新增卡片”明细功能项,此时系统将弹出一个提示对话框,提示用户输入卡片后将不能更改启用账套的会计期间。
② 如果要继续,则单击【是】按钮,进入卡片管理窗口,同时显示【卡片及变动-新增】对话框,如图4-48所示。
图4-48 设置基本信息
③ 在【基本信息】标签卡中主要包括:固定资产类别、编码、名称、计量单位、数量、入账日期、存放地点、经济用途、使用状况、变动方式、规格型号、产地、供应商、制造商、摘要、附属设备、自定义项目等信息。在初始化中,入账日期只能是初始化以前的日期。
④ 资产如果有附属设备,可单击【附属设置】按钮打开【附属设置清单-编辑】对话框,单击【增加(A)】按钮用户可以新增附属设备清单,如图4-49所示。
图4-49 增加附属设置
⑤ 如果要在卡片类别设置自定义项目,可单击【自定义项目数据】按钮进行设置,其数据来源于“基础资料-核算项目”的内容,可以通过F7快捷键选择。在自定义项目中用户可以将固定资产的实物图片保存到此。
【小技巧】
只有在卡片新增或修改时才可以选择图片存放路径或修改原路径,只有在查看卡片时才能双击显示固定资产实物图片。
⑥ 在【部门及其他】标签卡中,用户可以设置固定资产科目和累计折旧科目、使用部门和折旧费用分配,如图4-50所示。
图4-50 设置部门与折旧费用
⑦ 如果使用部门有两个以上,可选取“多个”单选项,然后单击 按钮打开【部门分配情况-编辑】对话框,单击【新增(A)】按钮,则显示新增对话框,输入使用部门及分配比例,单击【保存(S)】按钮可将设置信息添加到部门分配情况列表中,如图4-51所示。
图4-51 设置部门分配情况
折旧费用分配的操作与使用部门相似,如图4-52所示。
图4-52 设置折旧费用分配情况
【注意】
一定要保证使每一个使用部门的所有费用科目的分配比例之和均为100%,否则不能完成多费用科目的设置。
⑧ 在【原值与折旧】标签卡中主要包括:固定资产原币金额、币别、汇率、开始使用日期、预计使用期间、已使用期间、累计折旧、预计净残值、净值、减值准备、净额、折旧方法及购进原值、购进累计折旧等信息,如图4-53所示。
图4-53 设置原值与折旧
其中:固定资产购进原值、购进累计折旧为备注信息,反映资产在购入时的原始信息,例如:评估后的资产,购进原值与评估后的原值不一致,就可以反映在“购进原值”项目里,备注信息不参与计算,属非必录项,系统默认与原币金额和累计折旧一致。
⑨ 上述项目均与折旧要素相关,输入时一定小心,保证正确,以免影响折旧额。所有信息录入完毕后,单击【计提折旧(O)】按钮,可以自动按所选折旧方法计算出月折旧额。
⑩ 当新增完毕固定资产卡片后,单击【确定】按钮即可在【卡片管理】窗口中显示出所增加的固定资产记录,如图4-54所示。
图4-54 【卡片管理】窗口
单击工具栏上的“查看”按钮 ,则弹出【卡片及变支-查看】对话框,该对话框比【卡片及变支-新增】对话框多了一个【期间数据】标签卡,如图4-55所示,用户可以在此查看所选固定资产的当前原值、当前净值、已使用期间数、当前累计折旧等内容。如果需要修改,可单击【编辑(E)】按钮对该卡片进行修改。