第四章 如何录入初始会计资料
图4-31 【附件管理器】对话框
【注意】
当添加附件后,只有单击了【确定(O)】按钮,才能进行附件的打开、删除等操作。单击【下载(L)】按钮可以添加附件,也可以在“附件文件名”栏中单击,然后再单击 按钮,在打开的对话框中选择需要添加附件的文件。
4.3.3 部门档案的录入
部门档案的录入也是十分简单地,其操作也与客户档案资料相似。
在金蝶K/3的主控台界面中,选取【系统设置】标签,单击【基础资料】系统功能项,选取【公共资料】子功能项,双击“部门”明细功能项,即可进入【基础资料】界面,如图4-32所示。
图4-32 部门管理界面 图4-33 增加部门资料
单击工具栏上的“新增”按钮 ,可打开【部门-新增】对话框,单击“上级组”按钮 ,可增加部门组。再单击“上级组”按钮 ,使之跳起,则用户可录入部门的具体资料,如图4-33所示。
用户可以录入部门编码、部门名称、部门主管、部门电话、传真、部门属性、核算科目代码、成本核算类型等内容。
录入完毕后,单击“保存”按钮 ,即可将新增部门资料保存到系统中。此时用户可以继续录入新的部门资料,直至录入完毕或工作告一段落为止。
4.3.4 职员档案的录入
在金蝶K/3的主控台界面中,选取【系统设置】标签,单击【基础资料】→【公共资料】子功能项,双击“职员”明细功能项,即可进入【基础资料】界面,如图4-34所示。
图4-34 增加职员档案 图4-35 录入职员具体资料
单击工具栏上的“新增”按钮 ,可打开【职员-新增】对话框,单击“上级组”按钮 ,可增加职员组。再单击“上级组”按钮 ,使之跳起,则用户可录入职员的具体资料,如图4-35所示。
用户可以输入职员编码、职员姓名、职务类别、部门名称、性别、出生日期、文化程度、电话、身份证号码、职务、地址、工种等内容。
录入完毕后,单击“保存”按钮 ,即可将新增职员资料保存到系统中。此时用户可以继续录入新的部门资料,直至录入完毕或工作告一段落时,单击工具栏上的“退出”按钮 ,关闭该对话框。
4.3.5 库存商品档案的录入
在录入库存商品档案前,必须先设置仓库的有关资料,包括仓位、仓库等内容。因为库存商品都是在仓库中存放的,没有仓库就无处存放商品。仓位、仓库、物料等内容也都是在【基础资料】下的【公共资料】子功能项中设置与录入的。
1.仓库的设置
在金蝶K/3的主控台界面中,选取【系统设置】标签,单击【基础资料】系统功能项,选取【公共资料】子功能项,双击“仓库”明细功能项,即可进入【基础资料】界面,如图4-36所示。
单击工具栏上的“新增”按钮 ,可打开【仓库-新增】对话框,单击“上级组”按钮 ,可增加仓库组。再单击“上级组”按钮 ,使之跳起,则用户可录入仓库的具体资料,如图4-37所示。
用户需要录入仓库编码、仓库名称,也可以设置仓库管理员、仓库属性、仓位组等内容。单击“保存”按钮 ,即可将新增仓库资料保存到系统中。
图4-36 仓库管理界面 图4-37 录入仓库资料
2.仓位的设置
仓位主要是为进行仓位管理而设置的一个基础资料,是专门为工业账套中的核算项目“仓库”使用的。仓位中允许存在多个仓位组,每个仓位组中可以设置若干个仓位。
仓位组下的仓位可以存在若干级。在“基础资料”的明细功能列表中双击“仓位”项即可进入仓位设置窗口,如图4-38所示。
图4-38 仓位设置窗口
(1)仓位组管理
在“仓位资料”列表中,选取某一个仓位,单击工具栏上的“管理”按钮 ,系统将显示【仓位组】对话框,如图4-39所示,从中用户可对仓位进行增加、修改、删除等操作。
单击【新增(A)】按钮,系统弹出【仓位组新增】对话框,输入仓位组代码、仓位组名称后,单击【确定(O)】按钮,然后单击【刷新(R)】按钮,即可在【仓位组】对话框中显示出新增加的仓位组。
(2)仓位管理
在“仓位资料”列表中选取某一个仓位,然后在右侧窗口中选中某一个仓位,单击工具栏上的“管理”按钮 ,系统将显示【仓位管理】对话框,如图4-40所示。在该对话框中,用户对仓位进行增加、修改、删除、设置默认值等操作。
图4-39 仓位管理
单击【新增(A)…】按钮,系统弹出【仓位-新增】对话框,输入仓位代码、仓位名称和备注信息,同时还可以选取“默认仓位”复选框,将该仓位设置为默认仓位,选取“包含子仓位”复选框,以便在该仓位下增加下级仓位。
图4-40 仓位管理
3.库存商品的录入
在金蝶K/3的主控台界面中,选取【系统设置】标签,单击【基础资料】系统功能项,选取【公共资料】子功能项,双击“物料”明细功能项,即可进入【基础资料】界面,如图4-41所示。
图4-41 物料管理窗口
单击工具栏上的“新增”按钮 ,可打开【物料-新增】对话框,单击“上级组”按钮 ,可增加物料组。再单击“上级组”按钮 ,使之跳起,则用户可录入物料的具体资料,如图4-42所示。
图4-42 录入物料资料
该对话框包括“基本资料”、“物流资料”、“计划资料”、“设计资料”、“标准数据”、“质量资料”、“条形码”等标签。选择不同的标签,则可以录入相应的选项内容。录入完毕后,单击“保存”按钮 ,即可将新增物料资料保存到系统中。
4.4 期初余额的录入
在金蝶K/3系统中,每个模块在启用前都必须要录入期初余额(除非本单位是一个新建单位,在启用计算机会计信息系统前没有任何账务需要处理),否则将导致账套数据不准确。
初始余额的录入分两种情况进行处理:
① 账套的启用时间是会计年度的第一个会计期间,只需录入各个会计科目的初始余额;
② 账套的启用时间非会计年度的第一个会计期间,此时需录入截止到账套启用期间的各个会计科目的本年累计借、贷方发生额、损益的实际发生额、各科目的初始余额。
4.4.1 一般会计科目期初余额的录入
对于一般会计科目期初余额的录入可以在金蝶K/3系统的【系统设置】→【初始化】→【总账】→【初始数据录入】明细功能项中进行。
如果进行总账数据的初始录入操作,则可选取【系统设置】标签,在系统功能列表中单击【初始化】项,再在子功能列表中选择【总账】项,然后双击明细功能列表中的“初始数据录入”项,进入初始数据录入界面,如图4-43所示。